KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną wprowadzony przez Ministerstwo Finansów. Choć z KSeF można korzystać dobrowolnie od początku 2022 roku, rewolucja w dotychczasowym fakturowaniu zapowiadana jest na 1 lipca 2024 roku, kiedy to wejdzie obowiązkowe korzystanie z systemu KSeF. Dla kogo ten system będzie obowiązkowy i od kiedy trzeba będzie wystawiać wyłącznie faktury ustrukturyzowane?

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym pozwalającym na wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych, czyli faktur elektronicznych posiadających ustrukturyzowany format XML zamiast standardowego PDF. Inaczej mówiąc, faktura ustrukturyzowana to właśnie e-Faktura wystawiana przez KSeF – taki dokument ma indywidualny numer identyfikacyjny przydzielony przez system. Krajowy rejestr faktur gwarantuje autentyczność pochodzenia każdej e-Faktury, a także czytelność i integralność jej treści. System służy to elektronicznego fakturowania wszystkich transakcji, które do tej pory fakturowano, a docelowo ma to być to jedyna dopuszczalna forma wystawiania e-Faktur. Od kiedy obowiązkowe będzie wystawianie faktur przez KSeF?

Krajowy System e-Faktur – od kiedy?

W pierwszej kolejności Ministerstwo Finansów zaproponowało przedsiębiorcom dobrowolne korzystanie z KSeF – od 1 stycznia 2022 roku do 30 czerwca 2024 roku. 16 czerwca 2023 roku Prezydent podpisał ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Na mocy ustawy KSeF będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT oraz od 1 stycznia 2025 roku dla podatników zwolnionych podmiotowo i przedmiotowo z VAT w zakresie wystawiania faktur. Do tego czasu faktury KSeF są tylko jedną z dopuszczalnych form dokumentowania sprzedaży – obok faktur papierowych i elektronicznych (PDF). 

KSeF – dla kogo będzie obowiązkowy? Kogo nie dotyczy?

Obowiązkowy KSeF będzie obejmował czynności, które do tej pory wymagały udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z ustawą o VAT. Chodzi więc o wszystkie czynności podlegające opodatkowaniu VAT w Polsce, w tym krajowe dostawy towarów, świadczenie usług na rzecz organów publicznych czy transakcje między podmiotami gospodarczymi (B2B). 

Krajowy System e-Faktur NIE BĘDZIE obowiązkowy dla:

  • podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terenie Polski,
  • podatników nieposiadających siedziby działalności w Polsce, ale posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, które jednak nie ma związku z zafakturowanymi dostawą towarów lub świadczeniem usług,
  • podatników korzystających z procedur szczególnych,
  • faktur wystawianych na rzecz nabywcy towarów lub usług, który jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (B2C),
  • odpowiednio dokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, dla których nie ma obowiązku wystawiania faktur KSeF zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów.

Jak wystawiać faktury KSeF?

Faktury elektroniczne KSeF będzie można wystawiać za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów lub przy użyciu programów komercyjnych zintegrowanych z KSeF. Ministerstwo Finansów udostępniło już bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur ustrukturyzowanych, a także zarządzanie uprawnieniami, podgląd faktury KSeF bez konieczności logowania oraz sprawdzanie statusu przetworzenia e-Faktury i pobieranie UPO (urzędowego poświadczenia odbioru).

Każda faktura elektroniczna wystawiona w KSeF jest przechowywana w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym ją wystawiono. Po upływie dekady podatnik ma obowiązek przechowywania faktur poza KSeF do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Korzyści podatkowe i biznesowe z wdrożenia KSeF

Jakie są zalety korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur? Oto kilka z nich:

  • podatnicy korzystający z KSeF, którzy wystąpią o zwrot podatku VAT, otrzymają go w krótszym czasie (40 zamiast 60 dni),
  • podatnicy nie będą musieli wystawiać duplikatów faktur, ponieważ nie ma możliwości zgubienia e-Faktury,
  • korygowanie faktur w KSeF ma być szybsze i łatwiejsze,
  • podatnicy korzystający z KSeF nie będą musieli przesyłać JPK_FA na żądanie organów podatkowych,
  • nabywcy mają pewność, że faktura ustrukturyzowana została wystawiona przez uprawniony podmiot, a wystawca wie, że odbiorca otrzymał e-Fakturę,
  • wprowadzenie jednego standardu e-Faktury ma usprawnić obrót gospodarczy i korzystnie wpłynąć na szybkość wymiany danych w kontaktach między kontrahentami,
  • faktury ustrukturyzowane mają zautomatyzować procesy księgowania poprzez redukcję pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych oraz brak konieczności skanowania i przepisywania faktur.

Faktury KSeF – samodzielnie czy z biurem rachunkowym?

Każdy podatnik otrzymuje pełne uprawnienia w Krajowym Systemie e-Faktur. Oznacza to, że może rozliczać faktury samodzielnie, jak i wskazywać podmioty zajmujące się prowadzeniem księgowości w jego imieniu.

Jeśli podatnik korzysta z usług biura rachunkowego, istnieje kilka modeli współpracy:

  • podatnik nie nadaje dostępu do KSeF biuru rachunkowemu – mimo że wystawia obowiązkowe faktury ustrukturyzowane, nie przyznaje dostępu biuru i w dalszym ciągu przekazuje mu faktury papierowe lub w PDF,
  • podatnik nadaje biuru rachunkowemu dostęp do KSeF w charakterze podmiotu – proste wykorzystanie integracji z KSeF, jednak może wymagać większego zaangażowania w zarządzanie dostępami,
  • podatnik nadaje dostęp do KSeF właścicielowi biura rachunkowego jako osobie fizycznej – ten sposób zapewnia większą kontrolę nad dostępem do systemu KSeF, zmniejsza ryzyko wycieku danych i ułatwia identyfikację osób odpowiedzialnych za błędy,
  • podatnik nadaje dostęp do KSeF wybranemu pracownikowi biura rachunkowego – ta metoda ułatwia współpracę z biurem rachunkowym, jeśli do podatnika jest przypisany na stałe jeden opiekun.

Open Profit to biuro rachunkowe oferujące usługi księgowe online. Każdemu Klientowi przydzielamy indywidualnego Opiekuna, który prowadzi księgowość firmy przez cały okres współpracy i świadczy usługi doradcze. Nie oferujemy programu do księgowania, dlatego współpraca z nami nie wymaga integracji z KSeF. Dostarczanie dokumentów i kontakt odbywają się w formie elektronicznej, a podatnicy korzystający z KSeF mogą nadawać swoim opiekunom dostęp, ułatwiając tym samym zarządzanie firmową dokumentacją. Chcesz dowiedzieć się więcej na temat KSeF? Skontaktuj się z nami i uzyskaj wsparcie specjalistów od księgowości online!

FAQ

Kiedy koniec papierowych faktur?

W momencie wejścia obowiązku wystawiania faktur KSeF (1 lipca 2024 r. lub 1 stycznia 2025 r.) papierowa forma faktury stanie się zbędna. Nie oznacza to jednak, że faktury papierowe całkowicie znikną, choć z czasem będzie ich coraz mniej. W związku z tym, że KSeF nie będzie obowiązkowy dla wszystkich, w obiegu będą wciąż znajdowały się m.in. faktury konsumenckie (B2C), bilety spełniające funkcję faktury (np. paragony na autostradach płatnych) czy faktury wystawiane w ramach OSS i IOSS.

Kto będzie musiał korzystać z KSeF?

Jeśli chodzi o to, dla kogo KSeF będzie obowiązkowy, elektroniczne faktury będą musieli wystawiać przedsiębiorcy, których czynności podlegają opodatkowaniu VAT, w tym krajowe dostawy towarów, transakcje B2B czy świadczenie usług na rzecz organów publicznych. Niektórzy podatnicy będą jednak wyłączeni z obowiązku wystawiania e-Faktur.

Czy KSeF wejdzie w życie?

Tak. KSeF będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 r. dla czynnych podatników VAT i od 1 stycznia 2025 r. dla podatników stosujących zwolnienie podmiotowe oraz wykonujących czynności wyłącznie zwolnione przedmiotowo z VAT.

Kiedy wchodzą faktury elektroniczne?

Z krajowego rejestru faktur można dobrowolnie korzystać od 1 stycznia 2022 r., lecz obowiązkowy KSeF wejdzie 1 lipca 2024 r. dla podatników VAT i 1 stycznia 2025 r. dla podatników zwolnionych podmiotowo i przedmiotowo z VAT.