Błędy na fakturze każdemu mogą się zdarzyć. Nie muszą jednak oznaczać kłopotów – trzeba je tylko odpowiednio skorygować. W obrocie prawnym funkcjonują natomiast dwa dokumenty, które łatwo ze sobą pomylić. To noty i faktury korygujące. Nota korygująca a faktura korygująca – czym się różnią? Kiedy nota korygująca, a kiedy faktura? Kto je może wystawić i w jakich sytuacjach? Wyjaśniamy!

Nota korygująca a faktura korygująca – różnice nie tylko w nazewnictwie!

Nota korygująca i faktura korygująca to dwa instrumenty do naprawiania pomyłek na fakturach. Zupełnie błędnym jest stosowanie tego nazewnictwa zamiennie i powoduje to często liczne nieporozumienia, a w konsekwencji – problemy księgowe.

  • Nota korygująca naprawia tylko błędy w opisie faktury np. pomyłkę w NIP-ie, adresie lub dacie sprzedaży, a może ją wystawić nabywca faktury. Czyli dostajesz fakturę i dostrzegasz, że wystawiający pomylił nazwę Twojej firmy, podał błędny NIP, zrobił literówkę w adresie, wskazał złą datę sprzedaży, odbioru, terminu płatności czy też numer rejestracyjny pojazdu (w wypadku zakupu paliwa) – możesz samodzielnie przygotować notę korygującą (lub poprosić o to swojego księgowego) oraz przekazać ją sprzedającemu.
  • Skorygować błędy w pozycjach na fakturze, takich jak cena i stawka VAT, może już tylko faktura korygująca. I jedyną osobą uprawnioną do jej wystawienia jest sprzedawca – nie może tego zrobić nabywca. Naturalnie za pomocą faktury korygującej niweluje się także błędy formalne (NIP czy adres). Fakturę korygującą podpina się wówczas po prostu pod tę pierwotną – i może zastąpić notę korygującą. W przypadku noty korygującej tak to nie działa: nie może ona zastąpić korekty faktury, jeżeli błędy dotyczą pozycji dokumentu.

Faktura korygująca pozycje faktury pierwotnej podlega księgowaniu w ewidencjach, a faktura korygująca dane formalne nie jest księgowana, podobnie jak nota.

Faktura korygująca a nota korygująca – co muszą zawierać oba dokumenty?

Zasady wystawiania obu tych dokumentów reguluje dosyć ściśle ustawa o podatku od towarów i usług. W Art. 106k ust. 3 dokumentu ustawodawca precyzuje formalne wymogi dla not korygujących, które muszą zawierać:

  • oznaczenie „NOTA KORYGUJĄCA”, 
  • numer kolejny i datę wystawienia,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podmiotu wystawcy noty i wystawcy faktury bądź faktury korygującej oraz ich numery NIP i adresy,
  • wszystkie dane, które są zawarte w korygowanej fakturze – czyli numer, strony transakcji, datę wystawienia, nazwy, ilości towarów lub usług, których dotyczy,
  • przytoczenie treści błędnej informacji i treści po skorygowaniu.

Wystawienie faktury korygującej reguluje poprzedni artykuł (106j) wskazanej ustawy. Ze względu na (zwykle) konieczne księgowanie faktury korygującej takich przesłanek formalnych jest nieco więcej. Faktura korygująca powinna zawierać:

  • datę wystawienia,
  • numer faktury w ramach stosowanej serii numeracji,
  • numer identyfikujący fakturę, której dotyczy faktura korygująca, w Krajowym Systemie e-Faktur dla faktury korygującej będącej fakturą ustrukturyzowaną,
  • imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy nabywcy i sprzedawcy,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (czyli najczęściej numer NIP),
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów bądź usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał towary lub usługi,
  • dane zawarte w fakturze, której dotyczy korekta, w tym nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą,
  • gdy korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego, to także odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej,
  • jeżeli zmiana nie ma wpływu na podstawę opodatkowania – prawidłową treść korygowanych pozycji.

Faktura korygująca może także zawierać oznaczenie „FAKTURA KORYGUJĄCA” lub „KOREKTA” oraz wskazywać przyczynę konieczności dokonania korekty.

Kiedy nota korygująca, a kiedy faktura korygująca?

Wystawienie noty korygującej wystarcza do naprawy większości pomyłek w opisie faktury, dotyczy to także NIP-u nabywcy. Czyli jeśli dostajesz fakturę z błędem w swoim NIP-ie i przez to nie masz szans jej rozliczyć, to możesz skorzystać właśnie z noty korygującej – zamiast prosić sprzedawcę o korektę faktury. Co ważne, prawo nie narzuca czasowych ram, w których należy notę sporządzić. Możesz więc to zrobić nawet wtedy, gdy od wystawienia faktury z błędem minęło sporo czasu.

Za pomocą noty korygującej nie możesz jednak zupełnie zmienić podmiotu – do takiej operacji potrzebujesz faktury korygującej. W takiej sytuacji sprzedawca powinien już wystawić do faktury z niewłaściwymi danymi fakturę korygującą do zera i dopiero ponownie przygotować fakturę sprzedaży z prawidłowymi danymi.

Wiesz już, kiedy nota. A kiedy faktura korygująca? O właściwą korektę faktury, czyli o wystawienie faktury korygującej, musisz zadbać wtedy, jeżeli na fakturze pojawiają się błędy w pozycjach, np. w cenie, stawce VAT, ilości, miarach. Dodatkowe przesłanki do przygotowania faktury korygującej to zmiana w podstawie opodatkowania lub kwocie podatku wskazanej na fakturze, a także zwrot towarów czy opakowań oraz całości bądź części zapłaty lub udzielenie obniżki, rabatu.

Faktura korygująca a nota korygująca – co z akceptacją dokumentów?

Gdy jako nabywca wystawiasz do faktury notę korygującą, musisz ją dostarczyć wystawcy faktury, który powinien ją zaakceptować. Z pewnością warto zrobić to drogą tradycyjną – czyli wysłać sprzedawcy dwie kopie dokumentu oraz poprosić o odesłanie jednej podpisanej. Akceptacja noty korygującej jest wymagana prawnie, ale jej sposobu nie doprecyzowano, więc możesz skorzystać także z drogi elektronicznej.

Akceptacja dokumentu jest niezbędna także w przypadku faktury korygującej, by móc ją zaksięgować; w większości wypadków trzeba natomiast dysponować dokumentacją warunków korekty, o czym niżej.

Jak wygląda księgowanie faktury korygującej?

W przypadku korygowania faktury zawierającej błąd rachunkowy i pomyłkę, lecz „in plus”, czyli podwyższającej podstawę opodatkowania, sprawa nie wymaga dopełnienia żadnych dodatkowych formalności – trzeba po prostu cofnąć się do czasu, w którym ujęto pierwotną fakturę, bądź zaksięgować ją w okresie bieżącym, gdy korekta dotyczy takich nowych okoliczności jak zwrot towaru. 

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku faktury korygującej „in minus”, zmniejszającej podstawę opodatkowania. W związku ze Slim VAT sprzedawca jest uprawniony do zaksięgowania faktury korygującej „in minus” tylko wtedy, jeżeli posiada dokumentację potwierdzającą warunki korekty. Zalicza się do niej np. aneksy umów, korespondencję i dowody zapłaty, z których jasno wynika, że obie strony znają i akceptują zmienione warunki transakcji. Obowiązek posiadania takiej dodatkowej dokumentacji nie jest stosowany w niektórych sytuacjach (np. w eksporcie towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów), ale warto mieć to na uwadze. 

Faktura a nota korygująca – jak się w tym odnaleźć?

Podsumowując – otrzymujesz fakturę z błędem w opisie, np. w numerze NIP, możesz wystawić notę korygującą: informujesz o tym wystawcę faktury pierwotnej i prosisz o akceptację. Noty nie księgujesz, ale dołączasz ją do faktury. Dostajesz lub wystawiasz fakturę z błędem w pozycji – wnioskujesz o wystawienie lub przygotowujesz fakturę korygującą. Musisz zadbać o potwierdzenie odbioru i dokumentację potwierdzającą warunki korekty (czyli np. korespondencję z nabywcą). 

Wystawianie not i faktur korygujących umożliwia zwykle program do fakturowania. Dalej księgujesz dokument, cofając się do właściwego okresu lub na bieżąco, zależnie od przyczyny korekty dokonywanej po wystawieniu faktury.

W kwestii korekcji faktur pomoże Ci Twój księgowy. A jeżeli samodzielnie zajmujesz się księgowością, zachęcamy do konsultacji z Open Profit. Nasi specjaliści podpowiedzą, jak poprawnie rozwiązać Twój problem.

 

Skontaktuj się z nami!

FAQ:

  1. Czym różni się nota korygująca i faktura korygująca?

Nota korygująca to dokument korygujący błędy w opisie faktury, np. błędny NIP czy adres albo oznaczenie produktów/usług. Nie księguje się jej, a dołącza do pierwotnej faktury. Jeśli na fakturze błędy pojawiają się w pozycjach, dotyczą cen czy ilości bądź stawki VAT, należy wystawić do niej korektę, czyli fakturę korygującą.

  1. Kiedy faktura korygująca, a kiedy nota korygująca?

Nota korygująca jest rozwiązaniem wystarczającym wyłącznie w przypadku pomyłek w opisie dokumentu, takich jak błędny numer NIP, adres, nazwa podmiotu, ale także data wystawienia/sprzedaży/wykonania usługi i termin zapłaty i oznaczeń produktu, usługi. Pozostałe błędy, zwłaszcza w pozycjach, wymagają faktury korygującej.

  1. Nota a faktura korygująca – kiedy koniecznie potrzebna jest faktura?

Faktura korygująca jest niezbędna wówczas, gdy na fakturze pojawiają się pomyłki w cenach, ilości, miarach i jednostkach czy stawkach podatku VAT. Nie można zastąpić notą faktury korygującej także wtedy, gdy korekta miałaby zupełnie zmienić podmiot widniejący na fakturze.