Od 17 stycznia 2023 r. obowiązują nowe stawki za ewidencję przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówkę. Wskutek inflacji i wzrostu cen paliw, które przyczyniły się do zwiększenia kosztów eksploatacji pojazdów, doczekaliśmy się nowych stawek. Wprowadzono je po 15 latach – poprzednie stawki były ważne od 2007 r. Kilometrówka 2024 nie zmieniła się od ubiegłego roku – sprawdź, ile wynosi aktualna stawka.

Kilometrówka – czym jest?

Ewidencja przebiegu pojazdu, znana powszechnie jako kilometrówka, to rejestr wydatków poniesionych w związku z eksploatacją pojazdów w działalności gospodarczej. Do prowadzenia takiego rejestru są zobowiązani przedsiębiorcy, którym zależy na skorzystaniu z odliczenia 100% kosztów od eksploatacji auta firmowego. Kilometrówkę mogą również prowadzić pracownicy, którzy używają samochodu prywatnego do celów służbowych. Kilometrówka dotyczy jednak nie tylko samochodów osobowych, lecz również motocykli i motorowerów nienależących do pracodawcy. Z prowadzenia kilometrówki zwolniono natomiast samochody ciężarowe (o masie całkowitej powyżej 3,5 tony), które z reguły są używane w celach służbowych. 

Kilometrówka dla przedsiębiorcy – kiedy trzeba ją prowadzić?

Ustawa z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw zniosła konieczność prowadzenia kilometrówki dla celów podatku dochodowego – dotyczy to przedsiębiorców, którzy w celach służbowych wykorzystują prywatny samochód osobowy i chcą wliczyć w koszty firmowe wydatki związane z jego eksploatacją. Używanie samochodu prywatnego do celów służbowych w 2024 r. nie wymaga więc sporządzania ewidencji przebiegu pojazdu, a podatnik może rozliczyć 20% kosztów eksploatacji – bez względu na liczbę przejechanych służbowo kilometrów.

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku firmowych samochodów osobowych, które stanowią środki trwałe lub są wykorzystywane na podstawie leasingu, najmu czy dzierżawy. W takiej sytuacji, by odliczać 100% kosztów związanych z używaniem auta firmowego, należy prowadzić kilometrówkę. Przedsiębiorca, który nie prowadzi takiego rejestru, do kosztów uzyskania przychodu może zaliczyć jedynie 75% kosztów eksploatacji.

Kilometrówka 2024 – jaka jest aktualna stawka?

Stawkę kilometrówki 2024 zmieniło Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykl i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. 

Nowa stawka za km (2024) obowiązuje od 17 stycznia 2023 r. i wynosi:

  • 0,89 zł – samochód osobowy o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
  • 1,15 zł – samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3,
  • 0,69 zł – motocykl,
  • 0,42 zł – motorower.

Jak obliczyć wysokość kilometrówki? 

Używanie samochodu prywatnego do celów służbowych wiąże się z możliwością otrzymania zwrotu kosztów eksploatacji od pracodawcy. Pracownik może się ubiegać o zwrot kosztów w wielu sytuacjach, na przykład wtedy, gdy własnym autem jedzie na spotkanie z klientem czy w delegację. 

Stawka za kilometr (samochód prywatny) w 2024 r. wymaga dokonania pewnych obliczeń. Otóż pracodawca ma obowiązek zwrotu sumy przejechanych kilometrów pomnożonej przez stawkę za 1 km. Zwrócona kwota stanowi koszt uzyskania przychodu osoby prowadzącej działalność gospodarczą. Warto przy tym zauważyć, że przedsiębiorca może ustalić wyższe stawki za km, niż zakłada rozporządzenie. 

Przykład 1: Zatrudniony pracownik zgodnie z umową używa własnego samochodu do celów służbowych. W styczniu pracownik przejechał 600 km, które uwzględnił w kilometrówce. Pojemność silnika wynosi 1600 cm3. Obowiązuje ustawowa stawka za km w 2024 r., która w przypadku pojazdów o pojemności silnika powyżej 900 cm3 wynosi 1,15 zł/km.

600 km x 1,15 zł/km = 690 zł – taką kwotę przedsiębiorca zwróci pracownikowi i zaliczy do kosztów uzyskania przychodu.

Przykład 2: Pracownik zgodnie z umową używa własnego samochodu do celów służbowych. W styczniu przejechał 600 km, które uwzględnił w kilometrówce. Pojemność silnika wynosi 1600 cm3. Mimo że ustawowa stawka za km w 2024 r. dla pojazdów o pojemności silnika powyżej 900 cm3 wynosi 1,15 zł/km, pracodawca ustalił inną (wyższą) stawkę w wysokości 1,30 zł/km.

600 km x 1,30 zł/km = 780 zł – pracodawca zwraca tę kwotę pracownikowi, lecz do kosztów uzyskania przychodu może zaliczyć jedynie liczbę przejechanych kilometrów pomnożonych przez stawkę ustawową (1,15 zł/km), czyli 690 zł. Pozostałe 90 zł nie może być wliczone w koszty. 

Kilometrówka – usługi księgowe dla przedsiębiorców

Ewidencja przebiegu pojazdu to jeden z rejestrów, które muszą prowadzić niektórzy przedsiębiorcy. Biuro rachunkowe Open Profit w ramach usług księgowych prowadzi nie tylko księgę przychodów i rozchodów czy księgi rachunkowe, lecz również niezbędne rejestry, w tym VAT, ewidencję środków trwałych czy ewidencję przebiegu pojazdu. Z nami możesz ograniczyć formalności do minimum i otrzymać fachowe usługi doradcze bez wychodzenia z domu – działamy w 100% online, a naszą ofertę kierujemy do małych spółek, jednoosobowych działalności gospodarczych i osób na umowach B2B. Zapraszamy do współpracy! 

FAQ

Ile wynosiła kilometrówka przed zmianą w 2023 r.?

Od 2007 r. stawka za km wynosiła:

  • 0,5214 zł – samochód osobowy o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
  • 0,8358 zł – samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3,
  • 0,2302 zł – motocykl,
  • 0,1382 zł – motorower.

Co musi zawierać kilometrówka?

Kilometrówka w 2024 r. musi zawierać:

  • nr rejestracyjny pojazdu,
  • dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia rejestru,
  • stan licznika na dzień rozpoczęcia prowadzenia rejestru,
  • stan licznika na koniec każdego okresu rozliczeniowego,
  • stan licznika na dzień zakończenia prowadzenia rejestru.
  • wpis każdej osoby kierującej pojazdem wraz z datą i celem wyjazdu, opisem trasy, liczbą kilometrów i danymi kierowcy,
  • liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia rejestru.

Czy przedsiębiorca wykorzystujący własny samochód musi prowadzić kilometrówkę?

Nie. Ustawa z dnia 23 października 2018 r. zniosła obowiązek prowadzenia kilometrówki dla celów podatku PIT. Obecnie obowiązuje stały limit wydatków związanych z wykorzystaniem auta prywatnego do celów służbowych, który wynosi 20% kosztów firmowych, np. na zakup paliwa, oleju czy ubezpieczenia OC i AC.