VAT OSS to stosunkowo nowa procedura, która ma za zadanie ułatwić sprzedaż wysyłkową towarów między krajami Unii Europejskiej. Jest to pewnego rodzaju udogodnienie dla przedsiębiorców w sferze podatkowej, ponieważ dzięki niemu możliwe stało się ograniczenie kosztów, ale i nie tylko. Jak i kiedy zarejestrować się do VAT OSS? Co to jest i komu przysługuje prawo do skorzystania z tego rodzaju rozliczenia? Odpowiadamy! 

VAT OSS – co to?

VAT OSS (ang. One Stop Shop) to procedura rozliczania podatku VAT, która weszła w życie 1 lipca 2021 roku i zastąpiła wcześniejszy VAT MOSS (ang. Mini One Stop Shop). Ówczesne normy dotyczyły sprzedaży na rzecz osób prywatnych z innego kraju Uni Europejskiej, usług elektronicznych, nadawczych i telekomunikacyjnych (tzw. usługi TBE), lecz zostały one rozszerzone o sprzedaż wysyłkową towarów dla tych podmiotów (tzw. WSTO) – i w ten sposób powstał VAT OSS.

Rejestracja do tego systemu jest całkowicie dobrowolna, co oznacza, że nie każdy przedsiębiorca musi się do niego zgłaszać. Niemniej procedura ta jest znacznym ułatwieniem, ponieważ upraszcza rozliczanie podatku VAT, dzięki czemu sprzedawcy nie muszą dokonywać rejestracji do VAT w każdym kraju nabywcy z osobna nawet po przekroczeniu limitu sprzedaży zagranicznej.

VAT OSS – limit

Przed tą regulacją każde państwo członkowskie ustalało własny limit wartości sprzedaży transgranicznej. Jeżeli podmiot przekroczył tę wartość, musiał odprowadzić w tym kraju podatek VAT należny z tytułu świadczonej usługi. Takie rozwiązanie nie było korzystne dla przedsiębiorców, gdyż mieli wówczas obowiązek do rejestracji w celu opodatkowania oraz rozliczania VAT zgodnie z normami panującymi w danym państwie. To z kolei prowadziło do wielu problemów, gdyż podatnicy nieprawidłowo ewidencjonowali transakcję oraz niepoprawnie odprowadzali należny podatek.

Wraz z wprowadzeniem procedury VAT OSS ustanowiony został nowy limit sprzedaży wysyłkowej na rzecz zagranicznych konsumentów, wynoszący 10 tysięcy euro (42 tysiące złotych) łącznej sprzedaży do wszystkich państw Unii Europejskiej.

VAT OSS – kogo dotyczy? Procedura unijna i nieunijna

Stosowanie VAT OSS jest dobrowolne – to sprzedawca zatem decyduje, czy chce się zarejestrować, czy też nie. Procedurę możemy zakwalifikować do dwóch kategorii, które podzielone zostały ze względu na lokalizację siedziby przedsiębiorcy.

  1. Unijna procedura VAT OSS – z tego rozwiązania mogą śmiało korzystać podatnicy posiadający siedzibę lub FE (ang. Fixed Establishment – stałe miejsce prowadzenia działalności) na terytorium UE, podmioty będące operatorem interfejsu elektronicznego oraz usługodawcy spoza Uni Europejskiej.
  2. Nieunijna procedura VAT OSS – dedykowana jest dla przedsiębiorców, którzy nie posiadają siedziby ani FE na terenie UE.

Rozliczenia w ramach procedury VAT OSS – jakie transakcje obejmują?

W zasadzie zakres transakcji, który może zostać wykonany za pomocą procedury VAT OSS jest bardzo szeroki. Wszystko jest uwarunkowane statusem podmiotu wykonującego takową czynność oraz rodzajem systemu.

Zasady unijnej procedury VAT OSS

  1. Podmiot posiadający siedzibę lub FE na terytorium UE może w ramach tej procedury rozliczać takie transakcje, jak:
  • świadczenie usług B2C, pod warunkiem że miejscem ich wykonywania jest państwo Uni Europejskiej, w którym usługodawca nie posiada zarejestrowanej siedziby ani FE;
  • wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów na odległość (WSTO, sprzedaż wysyłkowa);
  • świadczenie usług, m.in. telekomunikacyjnych, gastronomicznych, nadawczych, targowych, edukacyjnych, wynajmu.
  1. Operator interfejsu jest upoważniony do korzystania z VAT OSS dla transakcji, takich jak:
  • WSTO,
  • dostawa towaru na rzecz niepodatnika, o ile transport dóbr odbywa się w obrębie tego samego kraju Uni Europejskiej.
  1. Jeżeli usługodawca swoją działalność ma zarejestrowaną poza terytorium UE, również może stosować VAT OSS, ale tylko i wyłącznie na potrzeby rozliczania wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów na odległość.

 Zasady nieunijnej procedury VAT OSS

W przypadku, gdy przedsiębiorca nie posiada ani siedziby, ani FE na terytorium Uni Europejskiej, powinien zapoznać się z nieunijną procedurą VAT OSS, w ramach której rozliczy podatek VAT z tytułu świadczenia usług, m.in.:

  • transportowych,
  • nieruchomościowych,
  • elektronicznych,
  • telekomunikacyjnych,
  • nadawczych,
  • powiązanych ze sztuką, oświatą, rozrywką czy sportem;
  • wynajmu środków transportu.

Rejestracja VAT OSS – jak zgłosić się do tego systemu?

Aby móc korzystać z rozliczenia podatku VAT za pomocą tej procedury, należy zarejestrować się w jednym z państw Uni Europejskiej. Każdy kraj członkowski posiada swój własny rejestr VAT OSS pod postacią internetowego portalu dedykowanego do rozliczeń zagranicznego podatku VAT, w którym przedsiębiorcy mogą dokonać rejestracji. Zgłoszenie do VAT OSS odbywa się za pośrednictwem formularza VIU-R przeznaczonego dla OSS. Dokumentacja ta wysyłana jest następnie poprzez platformę rządową państwa członkowskiego identyfikacji lub systemy księgowe do urzędu skarbowego. Jeżeli jesteś usługodawcą działającym na terenie Polski, to właściwą instytucją skarbową dla Ciebie jest Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Tam powinieneś dokonać rejestracji, składać deklaracje oraz uiszczać wpłaty podatku VAT.

Warto pamiętać, że wspomniany formularz można wysłać tylko i wyłącznie drogą elektroniczną. Podatnik jest zobowiązany do posłużenia się elektronicznym podpisem kwalifikowanym – nie ma możliwości, aby formularz VAT OSS został wysłany poprzez profil zaufany bądź weryfikację kwoty przychodu. Jeżeli podmiot nie posiada takiego podpisu, może w tym celu powołać pełnomocnika. Takie rozwiązanie wiąże się z dodatkową opłatą skarbową w wysokości 17 złotych oraz złożeniem pełnomocnictwa PPS-1.

Procedura VAT OSS – poznaj jej korzyści!

Rejestracja do VAT OSS może przynieść przedsiębiorstwu wiele dobrodziejstwa. Regulacja ta jest bowiem rozszerzeniem jej wcześniejszej wersji, która powstała w ramach dodatkowego udogodnienia dla podatników. Jakie korzyści płyną ze zgłoszenia swojej działalności do systemu?

  • Uproszczone rozliczenia podatkowe – VAT OSS umożliwia podatnikom złożenie jednej deklaracji podatkowej i dokonanie jednej płatności podatku VAT za wszystkie transakcje międzynarodowe wewnątrz UE.
  • Redukcja obowiązków administracyjnych – procedura eliminuje potrzebę rejestracji VAT w różnych krajach członkowskich UE, co zmniejsza obciążenie administracyjne związane z prowadzeniem transakcji międzynarodowych.
  • Unikanie konieczności identyfikacji VAT w innych krajach – przedsiębiorca może sprzedawać towary lub usługi w różnych krajach członkowskich UE, nie musząc zgłaszać się do rozliczania podatku VAT w każdym z tych krajów.
  • Skonsolidowana kontrola podatkowa – oznacza to, że organy podatkowe jednego kraju członkowskiego zajmują się kontrolą i egzekwowaniem podatku VAT w odniesieniu do transakcji VAT OSS.
  • Większa pewność prawna – korzystanie VAT OSS zapewnia usługodawcom zgodność z przepisami podatkowymi. Dzięki jednolitej procedurze mogą uniknąć błędów lub pomyłek w rozliczeniach podatkowych.

VAT OSS – deklaracja do rozliczania podatku VAT

Deklaracja VAT OSS winna być składana przez podatnika raz na kwartał. Dokument ten obejmuje całą sprzedaż wysyłkową na terenie UE. Taką deklarację należy dostarczyć ostatniego dnia miesiąca następującego po danym kwartale rozliczeniowym. Warto pamiętać, że deklaracja przy procedurze VAT OSS powinna mieć wpisane kwoty w euro. Jeżeli świadczyłeś usługi w innej walucie, musisz przeliczyć je na euro – bez problemu wykonasz to z użyciem publikacji Europejskiego Banku Centralnego.

Jakie dane uwzględnia się w deklaracji VAT OSS?

  • Wszystkie państwa członkowskie konsumpcji (odbioru towarów).
  • Zastosowane stawki VAT.
  • Podstawa opodatkowania według danej stawki VAT.
  • Kwota podatku VAT.

Ewidencja VAT OSS – co to jest? Jakie dane są wymagane?

Co to jest ewidencja VAT OSS? Jest to wykaz, który przedsiębiorcy muszą prowadzić w ramach korzystania z procedury VAT OSS. Według ustawy o podatku od towarów i usług nie ma żadnych regulacji dotyczących zasad prowadzenia ewidencji w ramach procedur szczególnych OSS. Niemniej art. 130d ust. 1 oraz odpowiednio art. 138h ust. 1 ustawy o VAT wskazuje na obowiązek prowadzenia elektronicznej ewidencji transakcji objętych procedurą. Ewidencja ta ma być prowadzona zgodnie z art. 63 rozporządzenia 282/2011.

Art. 63c ust. 2 rozporządzenia 282/2011 określa, jaki zakres danych powinien zostać zawarty w ewidencji prowadzonej przez podatnika korzystającego z procedury VAT OSS. Dane te obejmują:

  • wskazanie państwa członkowskiego konsumpcji (kraj nabywcy, ze stawkami, którego rozliczany jest VAT od dokonanych dostaw);
  • informacja o przedmiocie transakcji – opis oraz ilość towarów,
  • datę dostawy towarów,
  • wartość netto transakcji wraz ze wskazaniem waluty oraz kwotami zwiększającymi i zmniejszającymi wartość sprzedaży,
  • stawkę VAT i kwotę VAT wraz ze wskazaniem waluty,
  • datę i kwoty otrzymanych płatności,
  • dane zawarte na fakturze – w przypadku, gdy sprzedaż została udokumentowana fakturą;
  • informacje będące podstawą do ustalenia miejsca, w którym rozpoczął się i zakończył transport towarów do nabywcy;
  • dowody dotyczące zwrotów towarów, w tym wartość netto i zastosowaną stawkę VAT;
  • numer zamówienia oraz niepowtarzalny numer transakcji,
  • niepowtarzalny numer przesyłki, jeśli przedsiębiorca bezpośrednio uczestniczy w dostarczaniu towarów.

VAT OSS – jak księgować dokumentacje?

Księgowanie dokumentacji związanej z procedurą VAT OSS polega na odpowiednim rejestrowaniu transakcji i odliczaniu podatku VAT z faktury OSS w księgach rachunkowych przedsiębiorstwa. Jak przeważnie przebiega ten proces?

  1. Rejestrowanie faktur OSS – na początku należy zarejestrować faktury OSS w systemie księgowym przedsiębiorstwa. Faktury te powinny być oznaczone jako faktury OSS i zawierać wszystkie wymagane informacje, takie jak dane sprzedawcy, nabywcy, opis transakcji, kwoty netto i VAT, oznaczenia VAT OSS itp.
  2. Klasyfikacja transakcji OSS we właściwe kategorie księgowe – można na przykład utworzyć specjalne konta księgowe dla transakcji VAT OSS w planie kont przedsiębiorstwa.
  3. Odliczenie VAT z faktury OSS jako podatek naliczony w swojej księgowości – kwota ta winna być prawidłowo zidentyfikowana i przypisana do odpowiednich kont księgowych.
  4. Zgłaszanie w deklaracji VAT OSS – jest to regularne wypełnianie i składanie deklaracji VAT OSS zgodnie z przepisami obowiązującymi w danym kraju. Dokumentacja ta powinna odzwierciedlać odliczenia VAT dokonane na podstawie faktur OSS.
  5. Księgowanie rozliczeń podatkowych związanych z VAT OSS – mowa tutaj o płatnościach podatku VAT i ewentualnych korektach, które mogą wynikać z późniejszych zmian lub poprawek.

Jak widzisz, sposób księgowania jest dość złożony i wymaga specjalistycznego i przede wszystkim obszernego zakresu wiedzy. W biurze rachunkowym Open Profit posiadamy kadrę wykwalifikowanych ekspertów w zakresie finansowości i księgowości, którzy zajmują się procedurą VAT OSS, usprawniając działanie przedsiębiorstw – a to wszystko bez wychodzenia z domu. Do przesyłania dokumentów wykorzystujemy innowacyjne, a zarazem proste w obsłudze systemy (np. Dropbox), natomiast kontakt z Klientem odbywa się poprzez aplikację Microsoft Teams.

 

Skontaktuj się z nami!

FAQ:

  1. VAT-OSS – co to jest?

Procedura ta jest elektronicznym punktem kompleksowej obsługi, która ma za zadanie pomóc podmiotom w rozliczaniu podatku VAT należnego przy sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów z innych krajów Uni Europejskiej.

  1. Jakie rodzaje procedury VAT OSS wyróżniamy?

Przedsiębiorcy mogą korzystać z procedury unijnej VAT OSS, jak i tej nieunijnej. Wszystko zależy od tego, czy posiadają siedzibę lub FE oraz, czy ich działalność zarejestrowana jest na terenie Uni Europejskiej.

  1. Czy zasady rozliczania podatku VAT OSS są korzystne dla przedsiębiorstwa?

Zdecydowanie tak, ponieważ sprzedawca nie jest wówczas zobowiązany do rejestracji w państwach członkowskich, w których świadczy usługi. Ponadto zagraniczny podatek VAT może zostać odprowadzony do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego w Polsce, co znacznie ułatwia załatwianie formalności.