Jak zaksięgować fakturę zaliczkową i końcową?

Zabezpieczenie swojego przedsiębiorstwa to podstawa – i to właśnie jest istotą zaliczki, która stanowi część należności. Kontrahent ma obowiązek wcześniej wpłacić ustaloną kwotę, jeżeli zostało to wspomniane w umowie. Na podstawie tej płatności wystawia się następnie fakturę zaliczkową. Faktura końcowa natomiast realizowana jest dopiero po zakończeniu transakcji, kiedy to cała usługa została wykonana bądź nastąpiło odebranie towaru. W jaki sposób zaksięgować te dwa dokumenty? Czytaj dalej, aby się dowiedzieć!

Definicja faktury zaliczkowej – czym jest? Podstawowa wiedza w pigułce

Faktury zaliczkowe są ważnym elementem transakcji, ponieważ rejestrują otrzymanie części należności od kontrahenta. Dokumenty te muszą zostać opodatkowane, ale tylko i wyłącznie w sferze podatku VAT. Zrealizowana faktura zaliczkowa nie generuje przychodu, a otrzymana nie jest kosztem. Oznacza to zatem, że nie podlega ona ujęciu w kosztach podatkowych. Obowiązek podatkowy powstaje dopiero z chwilą utrzymania pełnej należności wraz z wystawieniem faktury końcowej.

Faktura zaliczkowa powinna w sobie zawierać informacje, które umożliwiają identyfikację transakcji oraz jasne określenie warunków zaliczki. Wynikają one z brzmienia ustawy o VAT. O jakich danych mowa?

1. Numer faktury i data wystawienia faktury zaliczkowej.
2. Dane sprzedawcy i kontrahenta, takie jak m.in. nazwa, adres, numer identyfikacyjny (NIP).
3. Opis towarów lub usług, do których odnosi się zaliczka.
4. Wartość pieniężna zaliczki, która została wpłacona przez kontrahenta.
5. Termin płatności zaliczki.
6. Informacje dotyczące salda.
7. Szczegóły dotyczące rozliczenia.
8. Wartość i stawkę podatku.

Faktura zaliczkowa – kiedy i jak należy ją wystawiać?

Otrzymanie części należności w postaci zaliczki rodzi powstanie obowiązku podatkowego na gruncie podatku VAT. Jeżeli kwota ta wpłacana jest przez podmiot gospodarczy, podatnik jest zobligowany do tego, aby faktura zaliczkowa była wystawiona w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po otrzymaniu zaliczki. Jest to potwierdzenie jej otrzymania. Inaczej jest w przypadku, gdy zaliczkę wpłaca osoba fizyczna bez zarejestrowanej działalności gospodarczej – wtedy faktura zaliczkowa może zostać zrealizowana tylko i wyłącznie na żądanie tego podmiotu.

Rodzaje faktur zaliczkowych – jak księgować poszczególne z nich?

W zależności od kontekstu transakcji możemy wyróżnić fakturę zaliczkową zakupu oraz sprzedaży. Ta pierwsza jest dokumentem, który przedsiębiorca otrzymuje od swojego kontrahenta przed dostarczeniem towarów lub świadczeniem usługi. Ta druga natomiast wystawiana jest przez firmę w stronę partnera handlowego. Te rodzaje faktur księguje się przeważnie jako rozliczenia międzyokresowe przychodów, gdyż z powodu niewykonania jeszcze zlecenia nie powodują przychodu.

Jak zaksięgować fakturę zaliczkową zakupu?

1. Wprowadź zapis debetowy na koncie dostawcy – zwiększ zobowiązania wobec dostawcy (np. konto „Dostawcy”) o kwotę zaliczki zakupowej. To oznacza, że firma jest dłużna dostawcy kwotę zaliczki.
2. Skonfiguruj konto zaliczek zakupowych lub konta aktywów – utwórz wpis kredytowy na koncie zaliczek zakupowych (np. konto „Zaliczki zakupowe”) lub odpowiednim koncie aktywów (np. konto „Aktywa krótkoterminowe – zaliczki”) na tej samej kwocie. To odzwierciedla zapłatę zaliczki i prawo firmy do otrzymania dostawy towarów lub usług.
3. Skopiuj informacje z faktury zaliczkowej – wprowadź na fakturze zaliczkowej numer faktury, datę wystawienia, dane dostawcy, opis zamówionych towarów lub usług oraz kwotę zaliczki.
4. Zaksięguj podatek VAT.
5. Zarejestruj w księdze głównej – dokonaj wpisu księgowego w głównej księdze rachunkowej, odzwierciedlając transakcję zaliczki zakupowej na właściwych kontach.

Jak zaksięgować fakturę zaliczkową sprzedaży w księgach rachunkowych?

1. Wprowadź zapis debetowy na koncie klienta – zwiększ należności (np. konto „Klienci”) o kwotę zaliczki sprzedażowej. To oznacza, że kontrahent jest dłużny firmie kwotę zaliczki.
2. Skonfiguruj konto zaliczek lub konta pasywów – utwórz wpis kredytowy na koncie zaliczek (np. konto „Zaliczki od klientów”) lub odpowiednim koncie pasywów (np. konto „Zobowiązania finansowe – zaliczki”) na tej samej kwocie. To odzwierciedla otrzymanie zaliczki i zobowiązanie firmy do dostarczenia towarów lub usług.
3. Skopiuj informacje z faktury zaliczkowej – wprowadź na fakturze zaliczkowej numer dokumentu, datę wystawienia, dane klienta, opis zamówionych towarów lub usług oraz kwotę zaliczki.
4. Zaksięguj podatek VAT.
5. Zarejestruj w księdze głównej – dokonaj wpisu księgowego w głównej księdze rachunkowej, odzwierciedlając transakcję zaliczki sprzedażowej na właściwych kontach.

Wycofanie się kontrahenta – co zrobić w takiej sytuacji?

Zdarza się, że podmiot po wpłaceniu zaliczki, jednak rezygnuje, przez co nie doszło do wykonania usługi bądź sprzedaży. W takiej okoliczności konieczne jest sporządzenie faktury korygującej, która ma za zadanie wycofać z rejestru VAT wcześniej wprowadzoną należność. Jest to bardzo istotne, ponieważ gdy przedsiębiorca przyjmuje zaliczkę, zostaje to od razu ujęte w ewidencji VAT. Taki dokument również należy poprawnie zaksięgować w księgach rachunkowych. Ma to miejsce w okresie uzyskania dokumentacji potwierdzającej dokonanie uzgodnień warunków wystawienia korekty z kontrahentem.

Jak zaksięgować fakturę zaliczkową w KPiR?

Księgowanie faktury zaliczkowej nie jest ujmowane w KPiR ani w momencie zapłaty, ani jej wystawienia. Podstawą do zakwalifikowania kosztu, w tym zapłaconej na jego poczet zaliczki, będzie dopiero faktura końcowa. Faktura zaliczkowa nie stanowi kosztu w PIT, ale daje prawo do odliczenia podatku VAT już w momencie jej otrzymania – dlatego też dokumentacja ta jest potrzebna podatnikom. Wyjątkiem jest jednak sytuacja, kiedy cała należność spłacana jest za pomocą faktury zaliczkowej. Wówczas wydatki udokumentowane tylko tymi fakturami mogą zostać ujęte przez KPiR, ponieważ przyjmują charakter wydatku ostatecznego.

Jak księgować fakturę końcową? Czym ona jest i jaki ma związek z rachunkiem zaliczkowym?

Faktura końcowa jest podstawą do zaliczenia zapłaconej zaliczki w finalne koszty uzyskanych przychodów. Oznacza to, że musi zostać zaksięgowana w KPiR w pełnej wysokości kwoty netto zamówienia. Rachunek ten winien być zrealizowany wówczas, gdy kontrahent wywiąże się z całkowitej spłaty zamówionych dóbr bądź usług. Czy przedsiębiorca ma jednak zawsze powinność do wystawiania faktury końcowej? Otóż nie. W przypadku, gdy faktura zaliczkowa wystawiona została na pełną wartość kwoty do zapłaty za usługę lub towar, to sprzedawca nie jest zobowiązany do sporządzania faktury końcowej.

Warto wiedzieć, że jeżeli dostawa towarów czy wykonanie usługi odbywa się w tym samym okresie rozliczeniowym, podmiot wykonujący nie ma obowiązku do wystawiania odrębnej faktury zaliczkowej oraz faktury rozliczającej (końcowej). Może wystawić jeden rachunek, w którym opodatkuje całą transakcję – wraz z otrzymaną zaliczką.

Jak zaksięgować fakturę zaliczkową i końcową? – krótkie podsumowanie

Omawiane procedury księgowania dokumentów bywają skomplikowane i nierzadko wymagają doświadczenia – niektóre przypadki bowiem należy rozpatrywać indywidualnie pod kątem wcześniejszych i podobnych do siebie incydentów. Warto zatem skorzystać z opinii i pomocy ekspertów, którzy specjalizują się w szeroko rozumianej rachunkowości. Taki profesjonalny zespół jest częścią zdalnego biura rachunkowego Open Profit. Otrzymasz od nas kompleksowe doradztwo oraz usługi księgowe. Już więcej nie będziesz musiał zastanawiać się, jak zaksięgować fakturę zaliczkową w księgach rachunkowych – my zrobimy to za Ciebie! Co więcej, działamy w pełni online, dzięki czemu wszystkie formalności załatwisz bez wychodzenia z domu – cenimy Twój czas, bo wiemy, że dla zabieganych przedsiębiorców jest on na wagę złota.

FAQ:

1. Kiedy najczęściej wystawia się faktury zaliczkowe?

Zazwyczaj faktury zaliczkowe używane są przy transakcjach o pokaźnej wartości w celu pozyskania części środków. Taka należność pomaga przedsiębiorcy sfinalizować ostateczną transakcję.

2. Czy podmiot zawsze musi wystawiać fakturę końcową?

Niekoniecznie. Istnieją przypadki, kiedy to sporządzanie tego typu dokumentu jest zbędne. Wszystko jednak zależy od sytuacji i jej kontekstu.

3. Jak zaksięgować fakturę zaliczkową kosztową?

Faktura zaliczkowa kosztowa odnosi się do zaliczek na koszty zakupu towarów lub usług. Księguje się ją podobnie, jak zwykłą fakturę zaliczkową – warto jednak sięgnąć po pomoc specjalisty w tym zakresie, ponieważ wprowadzenie tego dokumentu do systemu przebiega nieco inną ścieżką.