Faktura korygująca in minus (u nabywcy lub sprzedawcy) to powszechne zjawisko w księgowości, jednak nadal budzi ono pewne wątpliwości i niedopowiedzenia. Wielu przedsiębiorców zastanawia się co zrobić, gdy na fakturze pojawi się niezgodność i czy istnieje możliwość wystawienia faktur korygujących. Czasami zdarzy się sytuacja, że został popełniony błąd, który spowodował zawyżenie salda konta. W takim wypadku konieczne może być dokonanie korekty, aby poprawić bilans księgowy. Czym dokładnie jest faktura in minus? Jak w praktyce wygląda korekta na minus?
Korekta in minus – co to jest?
Termin „korekta in minus” odnosi się do poprawki dokonanej w księgowości, która zmniejsza saldo konta o konkretną kwotę. „In minus” oznacza odjęcie, pomniejszenie lub zmniejszenie wartości konta bądź kwoty w księgach rachunkowych.
Korekty in minus są ważnym elementem dokładnego prowadzenia ksiąg, ponieważ pozwalają one na dokładne odzwierciedlenie zmian w finansach firmy lub organizacji. Są one konieczne do utrzymania precyzyjnych i rzetelnych danych księgowych oraz do spełnienia wymagań przepisów podatkowych i regulacji.
Korekta sprzedaży in minus – kiedy wystawić?
Wystawienie faktury korygującej in minus jest konieczne w kilku sytuacjach. Najczęściej ma to miejsce, gdy dochodzi do obniżenia podstawy opodatkowania, na przykład w wyniku udzielenia rabatu po wystawieniu faktury pierwotnej. Innym przypadkiem jest zwrot towaru przez klienta, co skutkuje koniecznością korekty sprzedaży. Warto pamiętać, że faktura korygująca powinna być wystawiona niezwłocznie po stwierdzeniu błędu na fakturze pierwotnej.
Jednak wystawienie faktury in minus jest konieczne tylko wtedy, gdy dokument ten trafił już do obiegu gospodarczego. W momencie, gdy faktura została wypisana błędnie, jednak sprzedawca zauważył to jeszcze przed dostarczeniem faktury do odbiorcy i jej zaksięgowaniem, wystarczy ją po prostu zniszczyć i uzupełnić nowy druk. Najlepiej w celu utylizacji takiej błędnej faktury użyć niszczarki, aby dane osobowe nabywcy nie wpadły w niepowołane ręce.
Jak prawidłowo wystawić faktury korygujące?
Proces wystawiania faktury korygującej in minus nie jest skomplikowany, ale wymaga ścisłego przestrzegania pewnych zasad. Podstawowym krokiem jest określenie przyczyny korekty, która musi być jasno zdefiniowana i opisana na dokumencie. Jak wspominaliśmy – może to być na przykład błąd w cenie, ilości towaru lub usługi czy też zwrot produktu przez klienta. Należy pamiętać, że powód ten powinien zostać ustalony z nabywcą, a sprzedawca musi mieć dowód na to, że nabywca zna i akceptuje warunki faktury korygującej. Następnie trzeba dokonać korekty danych na oryginalnej fakturze, takich jak wartość netto, VAT czy wartość brutto – w zależności od przywołanej przyczyny.
Warto zaznaczyć, że zgodnie z uzasadnieniem zapisów ustawy SLIM VAT potwierdzeniem tego, że kupujący zna i zgadza się na nowe warunki cenowe zawarte w treści faktur korygujących, mogą być:
- dokumenty handlowe,
- korespondencja e-mail lub sms (bądź inna korespondencja elektroniczna),
- dowody zapłaty.
Potwierdzenie odbioru faktury korygującej nie jest wymagane tylko w kilku przypadkach, takich jak np. eksport towarów czy sprzedaż energii elektrycznej.
Kto ma prawo do wystawienia faktury korygującej in minus?
Zgodnie z przepisami prawa podatkowego, fakturę korygującą in minus ma prawo wystawić wyłącznie podmiot, który pierwotnie dokonał sprzedaży. Jest to związane z koniecznością korekty podatku VAT naliczonego przy pierwotnej transakcji. W sytuacji, gdy sprzedawca zauważy błąd na wystawionej fakturze, ma obowiązek wystawić fakturę korygującą. W przypadku korekty sprzedaży in minus, faktura korygująca powinna zawierać niższą wartość niż pierwotna faktura. Podmiot wystawiający fakturę korygującą musi pamiętać o konieczności dostarczenia jej kopii do nabywcy oraz przechowywania jej w swojej dokumentacji przez okres 5 lat.
Jak wygląda faktura korygująca in minus u sprzedawcy?
Podjęcie decyzji o wystawieniu faktury korygującej in minus może mieć różne konsekwencje dla sprzedawcy. Przede wszystkim może to wpłynąć na jego obliczenia podatkowe. W przypadku gdy wartość sprzedaży zostaje skorygowana w dół, sprzedawca musi zwrócić nadpłacony podatek VAT. To oznacza, że dojdzie do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego.
Korekta podatku naliczonego uzależniona jest jednak od:
- uzgodnienia warunków korekty z nabywcą towaru,
- spełnienia wcześniej uzgodnionych warunków,
- posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie tych warunków.
Warto jednak zaznaczyć, że z tej dokumentacji musi jasno wynikać, że ustalenia te zostały spełnione na moment dokonywania przez podatnika korekty podatku należnego. Dla organów jest to potwierdzenie, że przesłanki do pomniejszenia podstawy opodatkowania są zgodne ze stanem faktycznym.
Jak wygląda korekta in minus po stronie nabywcy?
Wystawienie faktury korygującej in minus ma bezpośredni wpływ na sytuację kupującego. Obniża to bowiem wartość jego zobowiązań za zakup, co w praktyce oznacza, że musi on zapłacić mniej za otrzymane towary lub usługi.
W kontekście rozliczeń podatkowych korekta in minus u nabywcy ma również swoje konsekwencje podatkowe. W momencie otrzymania faktury korygującej dochodzi do obniżenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego i przez to zmniejszenia kwoty podatku naliczonego. Kupujący ma prawo do zwrotu części wcześniej zapłaconego podatku.
Podsumowując, konsekwencje wystawienia faktury korygującej in minus dla kupującego to:
- obniżenie wartości zobowiązań – wystawiona faktura korygująca sprawia, że kupujący musi zapłacić mniej za otrzymane towary lub usługi;
- zmniejszenie podstawy opodatkowania – kupujący ma prawo do zwrotu części wcześniej zapłaconego podatku.
Faktura korygująca in minus u nabywcy – co gdy nabywca znajdzie błąd?
Zdarzają się sytuacje, w których to nabywca towaru lub usługi znajduje błąd na fakturze. Co wtedy? Może on wystawić notę korygującą. Należy jednak pamiętać, że w celu dokonania korekty podstawy opodatkowania konieczna jest faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę, ponieważ nota wystawiana przez nabywcę dotyczyć może przede wszystkim błędów formalnych, takich jak np. niepoprawna nazwa lub adres. Konieczne jest stworzenie noty w dwóch egzemplarzach i dostarczenie jednego z nich do sprzedawcy, który musi potwierdzić odbiór. Może to zrobić podpisem lub informacją zwrotną np. poprzez sms.
Czy faktura korygująca in minus wpływa na podatek VAT?
Podczas wystawiania faktury korygującej in minus, podatek VAT jest również korygowany. Zmniejszenie wartości sprzedaży oznacza, że podatek VAT, który pierwotnie został naliczony, jest teraz zbyt wysoki. W związku z tym podatnik ma prawo do jego obniżenia. Jednakże istnieje pewien wyjątek. Z racji tego, że przepisy nie określają dokładnego terminu, w jakim powinna zostać wystawiona taka faktura, to przyjmuje się, że korygowanie podatku VAT w związku z błędem, może dotyczyć tylko okresu 5 lat. Przez taki czas sprzedający jest zobowiązany przechowywać faktury – po upływie tego okresu obowiązek podatkowy przedawnia się i nie ma już możliwości skorygowania podstawy opodatkowania.
Skontaktuj się z nami!
FAQ:
- Czy wystawienie faktury korygującej in minus jest obowiązkowe?
Wystawienie faktury korygującej in minus jest obowiązkowe w sytuacji, gdy doszło do błędu na oryginalnej fakturze, na przykład gdy cena towaru była nieprawidłowo podana. Jest to również konieczne, gdy sprzedawca zdecyduje się na zwrot części kwoty klientowi.
- Jak prawidłowo wystawić fakturę in minus?
Aby prawidłowo wystawić fakturę korygującą, należy pamiętać o kilku aspektach:
- podać dokładną przyczynę korekty;
- zaktualizować dane na oryginalnej fakturze;
- wystawić fakturę korygującą in minus w odpowiednim czasie.
- Kto może wystawić fakturę in minus?
Fakturę korygującą in minus może wystawić tylko sprzedawca. To na podstawie takiego dokumentu możliwe jest skorygowanie błędnej kwoty towaru lub źle naliczonego podatku VAT. Nabywca może wystawić jedynie notę korygującą, której zadaniem jest oznaczenie błędów np. w adresie firmy lub nazwie produktu.
