Jak zaksięgować fakturę sprzedaży, a jak fakturę zakupu?

Poprawne księgowanie faktur sprzedaży i zakupu (a także ich korekt) ma zasadnicze znaczenie dla prawidłowości rozliczeń z fiskusem, ale niestety nie jest tak proste, jak może się na początku wydawać. Jak zaksięgować fakturę sprzedaży, a jak zakupu? Z jaką datą, w której rubryce? Co zrobić z fakturą po terminie lub skorygowaną? Jakie ryzyko niesie samodzielna księgowość – i jak go uniknąć? Podpowiadamy!

Jak zabrać się za księgowanie faktury sprzedaży i zakupu?

Formami uproszczonej, tzw. małej księgowości, którą przedsiębiorca może prowadzić samodzielnie, jest książka przychodów i rozchodów dla opodatkowanych na zasadach ogólnych lub liniowo oraz ewidencja przychodu dla ryczałtu. Oba te rozwiązania służą do księgowania faktur i innych dowodów księgowych. Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT, musisz też księgować dokumenty do rejestru VAT.

Księgę przychodów i rozchodów oraz ewidencję przychodów prowadzisz papierowo lub elektronicznie, w ramach systemu księgowego. Nowoczesne systemy księgowe to ułatwiają, gdyż automatyzują większość procesów. Księgowanie faktur różni się od programu – natomiast ogólnie polega na dodaniu dokumentów do odpowiednich zakładek. W praktyce sprawa jest trudniejsza – bo rozróżniamy różne rodzaje faktur, pojawiają się wątpliwości co do terminu ich księgowania czy dalszych rozliczeń, a także ewidencjonowania poszczególnych rodzajów kosztów. A błąd może kosztować i jeśli prowadzisz JDG, odpowiadasz za niego swoim majątkiem.

Dlatego warto pomyśleć o skorzystaniu z usług księgowych online, np. w Open Profit – Twoje obowiązki sprowadzą się do dostarczania faktur, a my już będziemy je księgować, obliczać wysokość podatków, zaliczek i składek ZUS. Jeśli zdarzyłoby nam się popełnić błąd, to my za niego odpowiemy, a nie Ty.

Jak księgować faktury – data sprzedaży czy wystawienia faktury?

Co do zasady fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca, który następuje po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru (od zasady jest jednak sporo wyjątków w zależności od branży czy specyfiki transakcji). Dalej, za datę powstania przychodu z działalności gospodarczej uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, lecz maksymalnie dzień wystawienia faktury lub uregulowania należności. Faktura sprzedaży może natomiast zostać wystawiona również przed datą sprzedaży (a w przypadku niektórych usług nawet z upływem terminu płatności). 

W praktyce za moment uzyskania przychodu uznaje się dzień zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi – i pod tą datą fakturę należałoby wykazać w ewidencji. Jeśli natomiast najpierw wystawiono fakturę lub uregulowano należność, wtedy momentem powstania przychodu jest wydarzenie, które nastąpiło najwcześniej, a fakturę należy zaksięgować z jego datą.

Najczęstsze pytanie o datę księgowania dokumentów brzmi: jak zaksięgować fakturę sprzedaży wystawioną w styczniu, dotyczącą grudnia? Odpowiedź to w grudniu – uwzględniasz daty wydania towarów, wykonania usług lub uzyskania należności – nie w styczniu, czyli w momencie wystawienia faktury.

Jak zaksięgować fakturę sprzedaży?

Fakturę sprzedaży księguje się w kolumnie 7. KPiR – wartość sprzedanych towarów i usług. W tej samej kolumnie wykazujesz paragony za sprzedane towary lub raporty okresowe z kasy fiskalnej. Jeśli osiągasz przychody także z innych zdarzeń gospodarczych – poza podstawową działalnością gospodarczą, księgujesz je w kolejnej, 8. kolumnie – a zalicza się do nich m.in. odsetki od kontrahentów od nieterminowych spłat, odsetki bankowe czy też przychody z tytułu zbycia odpłatnego środków trwałych lub składników wyposażenia, a także subwencje i dotacje.

Jak zaksięgować fakturę zakupu?

Obowiązek wystawiania i księgowania faktur sprzedaży to natomiast zaledwie ułamek prowadzenia księgowości, odrębną kwestią są faktury zakupu, czyli dokumentowanie kosztów uzyskania przychodu.

Prowadząc działalność, ponosisz różne koszty. Rolą Twojego księgowego bądź Twoją, jeśli zdecydujesz się samodzielnie prowadzić księgowość, jest określić, które z nich stanowią wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub ochrony i zachowania źródła przychodu. Zaliczenie w poczet KUP wydatku niezwiązanego z działalnością (lub o słabym związku) może narazić Cię na kontrolę fiskusa (to wiąże się z koniecznością uregulowania zaległości podatkowych, a także odpowiedzialnością karną skarbową). 

Podobnie jak w przypadku faktur sprzedaży, istotna jest data księgowania faktur zakupu. Stosujesz w tym celu jedną z dwóch metod. 

• Metoda memoriałowa. Koszty uzyskania przychodu dzielisz na pośrednio i bezpośrednio związane z działalnością firmy. Faktury kosztowe bezpośrednie księgujesz w tym momencie, w którym osiągasz odpowiadające im przychody, a koszty pośrednie z dniem wystawienia faktury sprzedaży, którą otrzymujesz. 
• Metoda kasowa. Jest to prostszy sposób, ponieważ data księgowania faktury zakupu odpowiada dacie jej wystawienia. Nie dzielisz kosztów na bezpośrednie i pośrednie. Nie ma znaczenia, którego okresu dotyczą i kiedy faktycznie miały wpływ na uzyskanie przychodu, liczy się data wystawienia faktury.

Natomiast zgodnie z ustawą o VAT obowiązek podatkowy – według ogólnej zasady – powstaje w dniu dokonania dostawy towarów (lub wykonania usług) bądź dokonania zapłaty, w zależności od tego, co było pierwsze.

Faktury zakupu księgujesz w różnych kolumnach, w zależności od ich typu – są to:

• kolumna 10: zakup materiałów i towarów handlowych, 
• kolumna 11: koszty uboczne zakupu,
• kolumna 12: wynagrodzenia,
• kolumna 13: pozostałe wydatki, 
• kolumna 16: koszty działalności badawczo-rozwojowej.

Jak zaksięgować fakturę zakupu z poprzedniego roku?

Data zaksięgowania faktury zakupu zależy od tego, z jakiej metody ewidencjonowania kosztów korzysta przedsiębiorca. Jak wspomnieliśmy, w przypadku metody kasowej czy w obrębie kosztów pośrednich przy metodzie memoriałowej za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień wystawienia faktury, rachunku (innego dowodu księgowego, który też stanowi podstawę do ujęcia kosztu w KPiR). Ta druga metoda ma jednak szczególne zastosowanie na przełomie roku, gdyż wówczas koszty pośrednie czasem trzeba podzielić na okresy, których dotyczą.

Jeśli otrzymujesz fakturę kosztową, która obejmuje dłuższy okres, a w tym dwa lata podatkowe, czyli np. uwzględnia opłatę za grudzień i opłatę za styczeń, dzielisz je proporcjonalnie i księgujesz w dwóch okresach – a to nazywa się fachowo rozliczeniem międzyokresowym.

Zagubiona faktura zakupu – jak księgować?

Czasem zdarza się też tak, że nie zaksięgujesz faktury kosztowej mimo jej posiadania. Możesz taką zapomnianą fakturę rozliczyć i odzyskać z niej podatek VAT w jednym z dwóch lub trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (dwóch, jeżeli rozliczasz się kwartalnie, trzech – jeśli miesięcznie). Nie możesz natomiast dokonać rozliczenia wcześniej niż w okresie, w którym otrzymasz fakturę/dokument celny. Po upływie wspomnianych okresów rozliczeniowych, ale w ciągu następnych 5 lat, jest to możliwe już tylko w formie korekty (czyli wiąże się z korektą JPK_V7).

Jeżeli znajdziesz zagubioną fakturę po zamknięciu okresu rozliczeniowego, możesz ją więc zaksięgować w kolejnym miesiącu, w bieżącym roku podatkowym. Zwykle wtedy określa się datę jej księgowania na pierwszy dzień miesiąca (dla przejrzystości).

Jak zaksięgować fakturę zakupu z UE?

Fakturę kosztową za zakup towaru od kontrahenta prowadzącego działalność w UE – gdy towar zostaje przetransportowany z jednego kraju do drugiego – rozliczasz jako wewnątrzwspólnotowe nabycie towaru (WNT). Wyjątkiem są zwolnieni z odprowadzania podatku VAT, jeśli nie przekroczą w ciągu roku limitu wartości tych transakcji, wynoszącego 50 000 PLN – wówczas mogą rozliczyć taką transakcję jak tę krajową. W przypadku brania udziału w transakcjach WNT przedsiębiorca zostaje już zobowiązany do rejestracji do VAT-UE. W ramach rozliczenia faktury zakupu z WNT zwykle należy podjąć kilka kroków, w tym:

• przeliczyć wartość z faktury na złote, trzymając się kursu średniego NBP, który został wyznaczony na ostatni dzień roboczy przed wystawieniem faktury, dalej dokument zaksięgować w KPiR,
• transakcję opodatkować odpowiednią krajową stawką VAT oraz wykazać ją w rejestrze VAT.

Jak zaksięgować fakturę korygującą zakupu?

Wyróżniamy dwa rodzaje faktur korygujących: „in minus” – zmniejszające podstawę opodatkowania (np. po zwrocie produktu) i „in plus” – zwiększające ją, co najczęściej wynika z błędu w cenie, kwocie podatku bądź liczbie produktów. Jeśli chodzi o KPiR, czyli księgowanie na gruncie PIT, obowiązuje jedna zasada.

• Jeżeli przyczyną korekty jest błąd, pomyłka po stronie wystawiającego, księgujesz fakturę korygująca w dacie faktury pierwotnej.
• Jeżeli natomiast miało miejsce jakieś zdarzenie gospodarcze, które wpłynęło na wartość opodatkowania, księgujesz w dacie wystawienia faktury korygującej. 

Nieco inne reguły obowiązują na gruncie VAT. W przypadku faktury korygującej „in minus”, czyli gdy na korekcie wartość podatku jest niższa niż na pierwotnej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym ta korekta została wykonana, ale dodatkową formalnością jest posiadanie dokumentacji potwierdzającej warunki korekty, a więc ta kwestia musi zostać uzgodniona pomiędzy stronami. 

Samodzielne prowadzenie księgowości da się opanować, ale nie jest to łatwe zadanie, wymaga rzetelności, dokładnej znajomości przepisów, poświęcenia i czasu, i nerwów. Każda pomyłka może wywołać problemy, za które to Ty odpowiesz. Wyjście? Pomyśl o usługach księgowych online, najlepiej z elementami stałej obsługi prawnej. Powierz swoją księgowość specjalistom, a zyskasz czas, spokój i bezpieczeństwo.

FAQ:

1. Czy można wystawić fakturę przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi?

Tak – dopuszcza się wystawienie faktury do 60 dni przed dniem dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi, natomiast trzeba mieć na uwadze, że w części sytuacji skutkuje to powstaniem wcześniejszego obowiązku podatkowego.

2. Z jaką datą księgować faktury zakupu?

To zależy od przyjętej metody. Stosując metodę kasową, faktury kosztowe księguje się w dacie poniesienia kosztu, dacie wystawienia faktury. Metoda memoriałowa zakłada podział kosztów na pośrednie i bezpośrednie. Pierwsze ujmujesz w dacie poniesienia kosztu, bezpośrednie księgujesz w czasie powstania przychodu, który im odpowiada.

3. Z jaką datą księgować faktury sprzedaży?

Fakturę sprzedaży księguje się w dacie sprzedaży czy dostawy towaru lub wykonania usługi, w dacie wystawienia faktury bądź dacie uregulowania należności w zależności od tego, które zdarzenie nastąpiło wcześniej.