Jeśli pracownik wykorzystuje prywatny samochód, motocykl lub motorower do celów służbowych, pracodawca musi mu zwrócić koszty używania pojazdu. Z początkiem 2023 roku, po piętnastu latach, stawki za kilometr wzrosły ze względu na inflację i rosnące koszty eksploatacji pojazdów. A jak to wygląda dwa lata później? Sprawdź, ile wynoszą stawki w 2025 roku i jak prawidłowo rozliczyć użytkowanie prywatnego pojazdu do celów służbowych.
Dwa systemy rozliczania kosztów używania prywatnego pojazdu
Istnieją dwa odrębne systemy rozliczania kosztów używania prywatnego pojazdu do celów służbowych:
- Ryczałt do jazd lokalnych – ustalany na podstawie miesięcznego limitu kilometrów, nie wymaga prowadzenia szczegółowej ewidencji przejechanych tras.
- Zwrot kosztów w delegacji – oparty na dokładnej ewidencji przejechanych tras i kilometrów podczas podróży służbowej.
Potocznie oba te systemy bywają określane terminem „kilometrówka”, ale jest to nieprecyzyjne. Wyjaśnimy dokładnie różnice między tymi systemami.
Ryczałt do jazd lokalnych – podstawowe informacje
Ryczałt do jazd lokalnych został wprowadzony na mocy Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Zgodnie z rozporządzeniem pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę przysługuje zwrot kosztów używania prywatnego pojazdu do celów służbowych w formie miesięcznego ryczałtu.
Ważne: Ryczałt nie wymaga prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu – jest to stała kwota ustalana z góry na podstawie limitów kilometrów dla danej gminy.
Stawki za kilometr w 2025 roku
17 stycznia 2023 roku weszło w życie rozporządzenie zmieniające stawki tzw. kilometrówki. W 2024 i 2025 roku ich wysokość nie uległa zmianie. Poniżej znajdziesz aktualne maksymalne stawki za kilometr, które pracodawca może wliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jeśli pracownik wykorzystuje samochód prywatny do celów służbowych.
Aktualne stawki za kilometr, które są podstawą do obliczenia ryczałtu:
| Rodzaj pojazdu | Stawka za km (2025 rok) |
|---|---|
| Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ | 0,89 zł/km |
| Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ | 1,15 zł/km |
| Motocykl | 0,69 zł/km |
| Motorower | 0,42 zł/km |
Ustalanie stawek przez pracodawcę
W zakładach pracy (poza tymi z sektora publicznego) każdy pracodawca może samodzielnie ustalić stawki za kilometr, które mogą być wyższe niż określone w rozporządzeniu. Jeśli jednak pracodawca nie wprowadzi własnych regulacji, zastosowanie mają stawki urzędowe wymienione powyżej.
Limity kilometrów dla ryczałtu
Wysokość ryczałtu zależy od:
- rodzaju pojazdu mechanicznego,
- pojemności silnika pojazdu mechanicznego,
- limitu kilometrów w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście właściwym ze względu na miejsce zatrudnienia pracownika.
Miesięczny limit kilometrów dla ryczałtu to maksymalna liczba kilometrów, na podstawie której oblicza się kwotę ryczałtu:
| Wielkość gminy | Limit kilometrówki w 2025 r. |
|---|---|
| do 100 tys. mieszkańców | 300 km |
| od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców | 500 km |
| powyżej 500 tys. mieszkańców | 700 km |
W szczególnych przypadkach limit kilometrów może być większy:
- 1500 km – dla pojazdów wykorzystywanych w służbie leśnej,
- 3000 km – dla pojazdów służbowych wykorzystywanych w celach ratowniczych, w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub do usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej.
Jak obliczyć ryczałt do jazd lokalnych?
Ryczałt oblicza się jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu i miesięcznego limitu kilometrów właściwego dla danej gminy:
ryczałt = stawka za 1 km × limit kilometrów
Przykład: Pani Aneta wykorzystuje do celów służbowych samochód prywatny o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ (ustawowa stawka 0,89 zł). Pracuje w gminie liczącej od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców, dla której limit wynosi 500 km. Umowa między panią Anetą a pracodawcą zakłada ryczałt oparty na ustawowej stawce za km i limicie dla jej gminy. Miesięczny ryczałt = 500 km × 0,89 zł = 445 zł. Faktyczny przebieg pojazdu nie ma znaczenia przy ustalaniu kwoty ryczałtu.
Ważne: Ryczałt za jazdy lokalne podlega opodatkowaniu, ale nie jest ozusowany (nie odprowadza się od niego składek ZUS).
Zwrot kosztów w delegacji
Zwrot kosztów używania prywatnego pojazdu w podróży służbowej (delegacji) opiera się na innych zasadach:
- Wymaga prowadzenia szczegółowej ewidencji tras i przejechanych kilometrów
- Zwrot jest obliczany jako iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów i odpowiedniej stawki za kilometr
- Zwrot kosztów w delegacji jest zwolniony zarówno z podatku dochodowego, jak i ze składek ZUS
Jak obliczyć zwrot kosztów w delegacji?
zwrot kosztów = liczba faktycznie przejechanych km × stawka za 1 km
Przykład: Pan Adam w ramach delegacji przejechał 500 km prywatnym samochodem o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³, dla którego stawka za kilometr wynosi 1,15 zł/km. Zwrot kosztów wynosi: 500 × 1,15 = 575 zł. Kwota ta nie podlega opodatkowaniu ani oskładkowaniu.
Jak rozliczyć ryczałt i delegację?
Rozliczenie ryczałtu
Jeśli stawka za kilometr, na podstawie której obliczany jest ryczałt, jest równa lub niższa od stawki ustawowej (np. 0,89 zł/km dla samochodu do 900 cm³), pracodawca może wliczyć całą kwotę ryczałtu do kosztów uzyskania przychodu firmy. Jeśli natomiast stawka za km jest wyższa niż ustawowa, wówczas pracodawca będzie musiał opodatkować różnicę.
Ryczałt za jazdy lokalne zawsze podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym (niezależnie od wysokości stawki), ale nie jest oskładkowany ZUS.
Przykład dla ryczałtu: Pani Karolina wypłaca pracownikowi wykorzystującemu motocykl do celów służbowych ryczałt obliczony według stawki 0,80 zł/km, która jest wyższa niż ustawowa stawka dla motocykla (0,69 zł/km). Oznacza to, że do kosztów uzyskania przychodów może zaliczyć tylko część ryczałtu obliczoną według stawki 0,69 zł/km, natomiast nadwyżka musi zostać opodatkowana.
Rozliczenie delegacji
W przypadku delegacji kwota zwrotu kosztów jest zwolniona z podatku dochodowego i składek ZUS, ale tylko do wysokości stawek urzędowych określonych w rozporządzeniu. Każda nadwyżka ponad te stawki podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Warunkiem zwolnienia jest również prowadzenie właściwej ewidencji przebiegu pojazdu.
Usługi księgowe
Obliczanie i rozliczanie kosztów używania prywatnego pojazdu bywa czasochłonne i wymaga nawet kilkukrotnego sprawdzenia ustawowych stawek, limitów i obliczeń. Nie musisz tego jednak robić samodzielnie – w Open Profit obliczamy i rozliczamy kilometrówki w ramach usług księgowych. Nasze biuro rachunkowe online prowadzi również inne niezbędne rejestry, w tym VAT czy ewidencję środków trwałych, a ofertę kierujemy do małych spółek, JDG i osób na umowach B2B.
FAQ
Ile wynosiły stawki za kilometr do 2023 roku?
Od 2007 r. do początku 2023 r. stawka za km wynosiła:
- 0,5214 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,
- 0,8358 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³,
- 0,2302 zł dla motocykla,
- 0,1382 zł dla motoroweru.
Czy przedsiębiorca wykorzystujący własny samochód do celów służbowych musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?
To zależy od sytuacji:
Jeśli pojazd jest wykorzystywany zarówno w działalności gospodarczej, jak i do celów prywatnych, zgodnie z ustawą z dnia 23 października 2018 r., przedsiębiorca nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji dla celów podatku PIT. W tym przypadku obowiązuje stały limit wydatków (20% kosztów firmowych) związanych z wykorzystaniem pojazdu.
Jeśli przedsiębiorca chce odliczyć 100% kosztów eksploatacji pojazdu używanego wyłącznie do działalności gospodarczej, musi prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu.
