Firmy o statusie małego podatnika mogą korzystać z przywilejów, które nie przysługują większym podmiotom. Jednym z nich jest rozliczanie VAT kasowe, znane również jako metoda kasowa. Jest to korzystne przede wszystkim dla przedsiębiorców wystawiających faktury z odległym terminem płatności. Czym właściwie jest metoda kasowa VAT i jak ją wykorzystać?

Na czym polega metoda kasowa VAT?

Standardowe rozliczenie VAT, czyli metoda memoriałowa, polega na tym, że przedsiębiorca wykazuje faktury wystawione w danym okresie w deklaracji podatkowej za ten okres – bez względu na to, czy zostały uregulowane. Oznacza to, że trzeba zapłacić podatek VAT, nawet jeśli nie otrzymaliśmy jeszcze pieniędzy od kontrahentów. Zupełnie inaczej wygląda to w przypadku metody kasowej, zwanej też uproszczoną. Zasada kasowa umożliwia opłacenie podatku VAT dopiero wtedy, gdy faktura zostanie uregulowana. Przy sprzedaży na rzecz osoby nieprowadzącej działalności podatek VAT musi natomiast zostać rozliczony najpóźniej do 180. dnia od momentu wydania towaru lub realizacji usługi.

Przykład:

Pan Stanisław jest małym podatnikiem i rozlicza VAT za pomocą metody kasowej. W lutym wystawił fakturę na kwotę 15 000 zł + 3450 zł VAT. Zapłatę za fakturę otrzymał jednak dopiero w kwietniu. Oznacza to, że w rozliczeniu za kwiecień lub za drugi kwartał (jeżeli rozlicza się kwartalnie) pan Stanisław zapłaci 3450 zł podatku należnego. Gdyby rozliczał się standardowo, musiałby zapłacić podatek VAT w rozliczeniu za luty – bez względu na to, czy kontrahent uregulował już fakturę.

Ze względu na szczególny sposób rozliczania VAT, zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 16 Ustawy o podatku od towarów i usług faktura powinna zawierać adnotację „metoda kasowa”. Przedsiębiorcy, którzy wybiorą zasadę kasową, muszą rozliczać VAT kwartalnie, z wyjątkiem pierwszych 12 miesięcy od daty rejestracji do VAT, kiedy powinni rozliczać VAT miesięcznie.

Zalety i wady metody kasowej

Metoda kasowa na fakturze ma zarówno zalety, jak i wady. Decyzję o jej wyborze warto podjąć wspólnie z księgowym, który przeanalizuje sytuację firmy i przedstawi dostępne możliwości. Nasze biuro księgowe online obsługuje zarówno przedsiębiorców stosujących metodę memoriałową, jak i małych podatników, którzy decydują się na wybór metody kasowej.

Do zalet metody kasowej należą:

  • rozliczanie VAT kwartalne zamiast miesięcznego;
  • w przypadku transakcji na rzecz czynnego przedsiębiorcy uiszczenie podatku VAT dopiero po opłaceniu faktury, co jest korzystne w przypadku wystawiania faktur z odległym terminem płatności;
  • brak konieczności szukania dodatkowych źródeł finansowania.

Za wady metody kasowej można uznać:

  • możliwość odliczenia podatku VAT od faktur kosztowych dopiero w rozliczeniu za okres, w którym przedsiębiorca je uregulował;
  • to, że nabywca towarów lub usług podatnika rozliczającego się za pomocą metody kasowej może odliczyć VAT z faktur dopiero w momencie uiszczenia zapłaty, co może wpływać niekorzystnie na współpracę;
  • dostępność tylko dla małych podatników;
  • metodę kasową można wybrać już na początku prowadzenia działalności gospodarczej, przy czym przez pierwsze 12 miesięcy obowiązuje rozliczenie miesięczne;
  • brak możliwości powrotu do metody memoriałowej przez pierwsze 12 miesięcy korzystania z zasady kasowej.

Metoda kasowa a podatek dochodowy

1 stycznia 2025 r. ma wejść w życie nowelizacja Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którą mikro- i mali przedsiębiorcy będą mogli skorzystać z kasowego PIT. Celem tej nowelizacji jest możliwość naliczania przychodów i kosztów uzyskania przychodów na podstawie faktycznego uregulowania należności. PIT kasowy oznacza, że obowiązek podatkowy powstaje dopiero w momencie zapłaty, a nie – jak dotychczas – w chwili wystawienia faktury.

PIT metodą kasową będą mogli rozliczać przedsiębiorcy, którzy:

  • z prowadzonej samodzielnie działalności gospodarczej w roku poprzedzającym rok podatkowy osiągnęli przychody nieprzekraczające równowartości 1 000 000 euro;
  • nie prowadzą ksiąg rachunkowych;
  • złożą naczelnikowi urzędu skarbowego oświadczenie o wyborze metody kasowej do 20 lutego roku podatkowego (w przypadku rozpoczęcia prowadzenia działalności będzie to 20. dzień miesiąca następujący po miesiącu rozpoczęcia działalności);
  • rozliczają podatek dochodowy wg skali podatkowej, podatku liniowego, ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub IP BOX.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Kim jest mały podatnik VAT?

Mały podatnik VAT jest przedsiębiorcą, u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty będącej równowartością 2 000 000 euro. Małym podatnikiem może być również podatnik VAT prowadzący przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzający funduszami inwestycyjnymi (także alternatywnymi), będący agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze (z wyjątkiem komisu) – w takiej sytuacji obowiązuje limit w wysokości 45 000 euro. Mały podatnik może korzystać z takich przywilejów jak rozliczenie VAT kasowe i rozliczenie VAT kwartalne (zamiast miesięcznego).

Jak wybrać metodę kasową VAT?

Wybór tej metody należy zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego przed końcem miesiąca poprzedzającego okres, w którym chcemy zacząć się rozliczać metodą kasową. Do zgłoszenia tego wyboru służy formularz VAT-R.

Czy można zrezygnować z metody kasowej?

Tak. Do metody memoriałowej można jednak powrócić dopiero po upływie 12 miesięcy od rozpoczęcia stosowania metody kasowej – najlepiej to zrobić w ostatnim miesiącu danego kwartału. Rezygnację należy złożyć na formularzu VAT-R.