Przedsiębiorcy, którzy wybrali skalę podatkową lub podatek liniowy, mają możliwość pomniejszenia podstawy opodatkowania o koszty uzyskania przychodu. Co to są koszty uzyskania przychodu i co można wrzucić w koszty firmy jednoosobowej w 2024 roku?

Co to są koszty uzyskania przychodu?

Definicję kosztów uzyskania przychodu reguluje art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Są to więc wydatki, które ponosi przedsiębiorca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Przychód pomniejsza się o koszty uzyskania przychodu i w ten sposób otrzymujemy dochód, który stanowi podstawę opodatkowania (przychód – koszt uzyskania przychodu = dochód). Jak zmniejszyć podatek dochodowy? Można to zrobić, wliczając wydatki firmowe w koszty uzyskania przychodu. 

Co można odliczyć od podatku?

Odliczeń mogą dokonać przedsiębiorcy, których formą opodatkowania jest skala podatkowa lub podatek liniowy. Co można odliczyć? Wyłącznie wydatki powiązane z prowadzoną działalnością, które nie zostały wykluczone przez ustawę. Wydatki te muszą być faktycznie poniesione i odpowiednio udokumentowane za pomocą faktur, rachunków, biletów na trasy powyżej 50 km, dowodów poniesienia opłat pocztowych czy dowodów zapłaty za przejazd autostradą. Warto pamiętać, że istnieją wydatki uniwersalne i specyficzne. Te drugie są bezpośrednio związane ze specyfiką prowadzonej działalności, np. specjalistyczne narzędzia stomatologiczne może wliczyć w koszty dentysta, lecz nie taksówkarz. Wydatek musi więc być zawsze powiązany z działalnością. 

Koszty uzyskania przychodu w 2024 roku – przykłady:

  • czynsz i media,
  • abonament na telefon i internet,
  • oprogramowanie,
  • meble i akcesoria biurowe,
  • urządzenia elektroniczne, np. komputer, tablet, skaner, drukarka,
  • akcesoria do urządzeń biurowych, np. papier i tusze do drukarki, głośniki, ładowarki,
  • szkolenia, warsztaty, studia podyplomowe,
  • kursy językowe,
  • konferencje naukowe,
  • wydatki na usługi księgowe,
  • materiały do remontu biura,
  • książki i czasopisma branżowe,
  • dekoracje do biura, np. plakaty, kwiaty w doniczkach (lecz nie mogą mieć charakteru reprezentacji, jak na przykład kosztowne obrazy czy rzeźby),
  • środki czystości,
  • marketing, np. wizytówki, reklamy w mediach, strona internetowa, 
  • podróże służbowe, np. diety, noclegi, transport,
  • paliwo,
  • raty leasingowe,
  • klimatyzacja, ogrzewanie, rolety,
  • wydatki związane z umowami dla pracowników,
  • odzież ochronna lub reklamowa (z logo firmy).

Są to przykładowe koszty uniwersalne, które może generować jednoosobowa działalność gospodarcza. Wrzucanie w koszty to przykład efektywnego zarządzania biznesem – wysokie koszty obniżają bowiem podatek dochodowy, a tym samym pozwalają nabyć praktyczne przedmioty i umiejętności.

Koszty uzyskania przychodu a podatek VAT

Przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT mogą poprzez wrzucanie wydatków firmowych w koszty zmniejszyć nie tylko podatek dochodowy, lecz również podatek VAT. Nabywając towar lub usługę, płacisz bowiem podatek od towarów i usług, który jest wliczony w cenę produktu.

Odliczenia mogą dokonać:

  • zarejestrowani czynni podatnicy VAT,
  • przedsiębiorcy, którzy nabywają towary lub usługi związane z prowadzoną działalnością gospodarczą,
  • przedsiębiorcy posiadający dokumenty uprawniające do odliczenia VAT,

Nie można natomiast odliczyć faktur dokumentujących transakcje niepodlegające opodatkowaniu, faktur dokumentujących transakcje zwolnione od podatku, a także tzw. pustych faktur. Ustawa o VAT wskazuje też ograniczenia, takie jak m.in. usługi gastronomiczne i noclegowe nabywane na własne potrzeby. O zwrot podatku VAT w firmie jednoosobowej można się ubiegać do 5 lat wstecz – wystarczy złożyć korektę pliku JPK_V7. Zwrot nadwyżki VAT następuje w ciągu 25 dni (termin skrócony), 60 dni (termin podstawowy) lub 180 dni (termin wydłużony).

Koszty uzyskania przychodu – jak liczyć?

W pierwszej kolejności musisz wiedzieć, co można odliczyć od podatku, gdyż nie każdy wydatek jest kosztem firmowym. W niektórych przypadkach można natomiast odliczyć wyłącznie część wydatku, na przykład wtedy, gdy dotyczy on zarówno prowadzenia działalności gospodarczej, jak i celów prywatnych. 

Jeśli nie wiesz, co można wrzucić w koszty firmy jednoosobowej w 2024 roku, masz wątpliwości dotyczące obliczeń lub chcesz mieć po prostu pewność, że prowadzisz prawidłowe odliczenia od dochodu, skorzystaj ze wsparcia doświadczonych księgowych z Open Profit. Nasze biuro rachunkowe działa w 100% online – obsługujemy jednoosobowe działalności gospodarcze, małe spółki oraz osoby na B2B.

FAQ

Czy na ryczałcie można odliczyć koszty?

Nie. W związku z tym, że w ryczałcie ewidencjonowanym opodatkowuje się przychód, a nie dochód, przedsiębiorcy wybierający tę formę opodatkowania, nie mogą pomniejszać podatku o wartość kosztów uzyskania przychodu. Jest to możliwe wyłącznie za zasadach ogólnych (skala podatkowa) i według stawki liniowej. 

Czego NIE można wliczyć w koszty?

Nie każdy wydatek jest kosztem. Wydatki, których nie można odliczyć, reguluje art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który wymienia wszystkie wyłączenia od kosztów uzyskania przychodów. Są to między innymi:

  • wydatki na nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów,
  • koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów,
  • odsetki do własnego kapitału włożonego przez podatnika w źródło przychodów,
  • darowizny i ofiary,
  • podatek dochodowy, podatek od spadków i darowizn.

Jak odliczyć paliwo w działalności gospodarczej?

Wykorzystując samochód osobowy w działalności gospodarczej, podatnik VAT może odliczyć wartość podatku VAT od faktury za paliwo i skorzystać z ulgi w wysokości 100% lub 50% VAT. Jeśli auto jest wykorzystywane wyłącznie w celach firmowych, możesz odliczyć 100% VAT, a pojazd należy włączyć w ewidencję środków trwałych. Konieczne jest również prowadzenie kilometrówki – w innym razie można odliczyć wyłącznie 75% kosztów eksploatacji. Jeśli natomiast samochód jest wykorzystywany zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych, możesz odliczyć 50% VAT od paliwa.