Jednoosobowa działalność gospodarcza a spółka z o.o. – różnice, zalety i korzyści

Jednoosobowa działalność gospodarcza jest najczęściej wybieraną formą prowadzenia firmy – co wynika zwłaszcza z łatwości i bezkosztowości jej rejestracji, a dalej z uproszczonej księgowości. Drugą popularną postacią działalności jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – tu głównie ze względu na znacznie większe bezpieczeństwo finansowe. Co wybrać? JDG a sp. z o.o. – wyjaśniamy, co je dzieli i jakie dają korzyści przedsiębiorcy.

JDG a sp. z o.o. – jaką wybrać formę prowadzenia działalności?

Jednoosobowa działalność gospodarcza lub spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – planujący własny biznes najczęściej biorą pod uwagę tylko dwie formy prowadzenia firmy. A mimo że wybór jest dość ograniczony, niełatwo podjąć tę decyzję ze względu na fakt, że obie możliwości mają swoje zalety (i dają liczne korzyści), lecz żadna z nich nie jest doskonała. Warto więc skorzystać z pomocy specjalistów – np. biura rachunkowego lub doradcy podatkowego i prawnego, którzy po poznaniu specyfiki planowanej działalności, oczekiwanych przychodów i ponoszonych kosztów oraz skali obrotu finansowego doradzą w wyborze, a kolejno pomogą zarejestrować firmę.

Decyzję należy podjąć indywidualnie, biorąc pod uwagę przede wszystkim:

• to, czy będziemy prowadzić działalność samodzielnie, czy ze wspólnikami,
• odpowiedzialność za zobowiązania finansowe,
• opodatkowanie i rodzaj księgowości,
• minimalny kapitał potrzebny do założenia firmy,
• formy reprezentacji – czyli to, kto może reprezentować przedsiębiorcę m.in. w sprawach urzędowych,
• miejsca, w którym rejestrujemy firmę i załatwiamy związane z nią sprawy.

JDG wyróżnia szybkie, proste, bezkosztowe rozpoczęcie działalności i o wiele mniej formalności i obowiązków do spełnienia. Z kolei spółka z o.o. daje większe poczucie bezpieczeństwa: silnie ogranicza odpowiedzialność finansową przedsiębiorcy – ryzyko, że straci swój majątek, gdy coś pójdzie nie tak. W praktyce różnic między obiema tymi formami prowadzenia działalności gospodarczej, zalet czy korzyści, ale też wad i zagrożeń po obu stronach jest więcej, dlatego przygotowaliśmy ich porównanie pod kątem najistotniejszych aspektów.

Założenie i rejestracja firmy – jednoosobowa działalność gospodarcza a spółka z o.o.

Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej jest znacznie szybsze, łatwiejsze i bezkosztowe: możemy to zrobić jednego dnia i drugiego wystartować z biznesem. Nie wymaga to dopełnienia wielu formalności. JDG może zarejestrować wyłącznie jedna osoba fizyczna, a spółkę minimum jeden założyciel – i może ich być wielu, a ponadto dopuszcza się nie tylko osoby fizyczne, ale także osoby prawne oraz jednostki organizacyjne mające zdolność prawną. Jak wygląda rejestracja?

• Jednoosobowa działalność gospodarcza. Żeby rozpocząć jednoosobową działalność gospodarczą, wystarczy bezpłatnie zarejestrować się w CEIDG – co można zrobić online. Z trudniejszych aspektów pozostaje podać we wniosku CEIDG-1 kody PKD oraz wybrać formę opodatkowania. Zgłoszenie do ZUS-u złożymy razem z wnioskiem. W dokumencie należy także wskazać adres przechowywania dokumentacji księgowej, czyli podpisać wcześniej umowę na prowadzenie księgowości, jeśli nie będziemy robić tego samodzielnie. Wpis do CEIDG jest równoznaczny z wnioskiem o nadanie NIP czy REGON.
• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – do założenia firmy jest już niezbędne przygotowanie umowy spółki w formie aktu notarialnego (w przypadku spółki zakładanej przez jedną osobę jest to akt założycielski) lub w systemie S24 przez internet (jeśli kapitał zakładowy ma formę pieniężną). A podstawą istnienia spółki jest wpisanie do Krajowego Rejestru Sądowego: to w zależności od formy rejestracji (notarialnie czy online) kosztuje 500 lub 250 zł i 100 zł za wpis w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (+ ewentualne koszty notarialne i związane z opracowaniem umowy pieczętującej założenie spółki).

Wkład finansowy i wstępne koszty – JDG a spółka z o.o.

Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej nie wymaga żadnego wkładu własnego. Minimalny kapitał zakładowy spółki to 5 000 zł. Wkłady na kapitał ponoszą wszyscy wspólnicy spółki z o.o. – natomiast mogą mieć one formę nie tylko pieniężną, ale również rzeczową (np. maszyny i sprzęt do firmy). Wysokość kapitału zakładowego, a także liczbę oraz wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników należy wskazać w umowie spółki. Ponadto poza kosztem rejestracji spółki z o.o. w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym uiszcza się podatek od czynności cywilnoprawnych, który wynosi 0,5% kapitału zakładowego.

Reprezentacja firmy, oficjalne organy, decyzje – spółka z o.o. czy jednoosobowa działalność?

Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej nie wiąże się też z koniecznością powołania oficjalnych organów firmy. Wszystkie czynności faktyczne i prawne należą do obowiązków właściciela firmy oraz osoby wykonującej działalność gospodarczą w jednym. Natomiast zakładając spółkę z o.o., należy już powołać zgromadzenie wspólników i zarząd spółki oraz jeżeli kapitał zakładowy przekracza 500 000 zł, a wspólników jest więcej niż 25, to również radę nadzorczą i (lub) komisję rewizyjną. 

Spółka z o.o. ma osobowość prawną (a zatem jest pełnoprawnym podmiotem praw i obowiązków, niezależnym od jej wspólników) – może zatem wykonywać we własnym imieniu wszystkie czynności prawne, zarówno sądowe, jak i pozasądowe. Organem wykonawczym i reprezentacyjnym spółki z o.o. jest zarząd – powoływany uchwałą wspólników (może składać się ze wspólników, ale również osób trzecich). Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, to reprezentacja spółki opiera się na współdziałaniu dwóch członków zarządu lub członka zarządu i prokurenta. Zarząd i właściciel spółki może także do załatwiania niektórych spraw powołać pełnomocnika.

Zarówno zgromadzenie wspólników, jak i zarząd mogą być jednoosobowe w sytuacji, gdy spółka ma tylko jednego wspólnika – w zarządzie może zasiadać sam wspólnik, ale także osoba trzecia. Choć prawo do reprezentacji spółki nie przysługuje bezpośrednio jej wspólnikom, to mogą oni jednak występować osobiście w jej imieniu na podstawie udzielonego im przez zarząd spółki z o.o. pełnomocnictwa lub prokury. Sposób reprezentacji spółki przez zarząd może też określać sama umowa. 

Odpowiedzialność finansowa – spółka z o.o. czy jednoosobowa działalność gospodarcza?

Na tym polu bezsprzecznie większe poczucie bezpieczeństwa daje spółka – i ta ograniczona odpowiedzialność wspólników jest często jedną z głównych przyczyn wyboru tej formy prowadzenia działalności zamiast JDG, a szczególnie w przypadku biznesów ryzykownych bądź polegających na dużym obrocie pieniężnym. Mimo to ta odpowiedzialność finansowa nie znika zupełnie. Jak to wygląda w praktyce?

• Prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą za zobowiązania firmy odpowiada całym swoim majątkiem – może natomiast z czasem przekształcić JDG w spółkę z o.o., aby tę swoją odpowiedzialność ograniczyć.
• Odpowiedzialność wspólnika spółki jest ograniczona do wysokości kapitału zakładowego (wniesionego wkładu). Wierzyciele mają więc prawo domagać się uregulowania zobowiązań wyłącznie z majątku spółki. Natomiast jeśli taka egzekucja jest bezskuteczna (majątek jest za mały), wierzyciel może dochodzić zaspokojenia świadczeń z majątków osobistych zarządu spółki.

Członkowie zarządu spółki odpowiadają za jej zobowiązania solidarnie – czyli nie jest tak, że ich majątki osobiste są w pełni bezpieczne. Tę odpowiedzialność można jednak w pewnych sytuacjach ograniczyć, lecz członkowie zarządu spółki z o.o. muszą wykazać zaistnienie co najmniej jednej przesłanki z trzech poniższych:

1. we właściwym czasie zgłoszono wniosek o upadłość lub likwidację spółki bądź rozpoczęto postępowanie układowe,
2. nie złożono stosownego wniosku, ale nie ma w tym winy członków zarządu,
3. niezłożenie wniosku w stosownym czasie nie wyrządziło szkody dla wierzycieli.

Podatki i składki ZUS – jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka z o.o.?

• Prowadzący JDG odprowadza podatek dochodowy (w zależności od wybranej formy opodatkowania) i składki ZUS – podatek na zasadach ogólnych wynosi 12 lub 32%, a według stawki liniowej 19% od dochodu (a więc przychodu pomniejszonego o koszty jego uzyskania). Trzecia forma to ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (3-17% od przychodu, nie przedstawia się KUP). Przedsiębiorca może skorzystać z ulg ZUS – przez pół roku nie płacić składek na ubezpieczenia społeczne, a przez kolejne 24 miesiące płacić składki preferencyjne oraz skorzystać z tzw. małego ZUS-u + (składki proporcjonalne do dochodu).
• Spółka jest opodatkowana niejako podwójnie. Członkowie zarządu nie zawsze płacą składki ZUS. Najpierw przychód spółki opodatkowany jest na poziomie spółki (CIT 19% lub 9%: dla rozpoczynających działalność czy przy nieprzekroczeniu 2 milionów euro przychodu w danym roku), a następnie (na poziomie wspólników) opodatkowaniu podlega jeszcze dywidenda (zwykle PIT/CIT 19%). Jeżeli spółka ma więcej niż jednego wspólnika, członek zarządu nie musi opłacać składek ZUS. Natomiast wspólnik jednoosobowej spółki jest zobowiązany odprowadzać składki ZUS i nie przewiduje się tu żadnych ulg.

Obowiązek księgowości – spółka czy jednoosobowa działalność?

• JDG może prowadzić uproszczoną księgowość. W zależności od formy opodatkowania jest to księga przychodów i rozchodów lub księga przychodów (ryczałt). W KPiR przedsiębiorca księguje faktury sprzedaży i zakupu – koszty uzyskania przychodu. Może to robić samodzielnie albo zlecić księgowość biuru rachunkowemu – także online, tak jak w przypadku naszej firmy Open Profit. Wówczas cały ten obowiązek (i odpowiedzialność) spoczywa na nas: wysyłamy naszym Klientom informacje o wysokościach i terminach zaliczek czy wpłat do urzędu skarbowego i ZUS. Wystarczy co miesiąc zrobić kilka przelewów.
• Spółka z o.o. jest zobowiązana prowadzić księgi rachunkowe. Pełna księgowość jest wymagana dla wszystkich spółek z o.o. w tym jednoosobowych (dla prowadzących JDG także, ale dopiero po przekroczeniu 2 milionów euro przychodu). Musi ją prowadzić biuro rachunkowe, a jest to usługa już znacznie bardziej złożona niż KPiR, a więc też sporo droższa. Ponadto dochodzi jeszcze obowiązek składania corocznego sprawozdania finansowego. Jednak również i w tym przypadku można zdecydować się na księgowość online, czyli wygodną zdalną współpracę z profesjonalnym biurem rachunkowym.

Podsumowując: działalność jednoosobowa czy spółka z o.o.? Na korzyść tej pierwszej formy przemawia łatwa rejestracja, minimum formalności, brak lokowania kapitału, uproszczona tania księgowość, ulgi w zakresie składek ZUS i niższe podatki. Spółka z o.o. zwykle okazuje się droższa w prowadzeniu, jednak wyższe koszty rekompensuje ograniczenie odpowiedzialności finansowej – a to na dłuższą metę może być znacznie bardziej opłacalne. Chętnie indywidualnie doradzimy: zapraszamy do Open Profit.

FAQ:

1. Jednoosobowa działalność czy spółka – jak jest łatwiej?

Zdecydowanie łatwiejszą formą prowadzenia działalności gospodarczej, już od samej rejestracji firmy, jest JDG – nie wymaga wkładu własnego, jej założenie polega tylko na wypełnieniu wniosku CEIDG, a przedsiębiorca ma prawo korzystać z uproszczonej księgowości i ulg ZUS.

2. Jednoosobowa działalność gospodarcza a spółka cywilna – kto może je założyć?

Jednoosobową działalność gospodarczą może założyć wyłącznie jedna osoba fizyczna, natomiast spółkę cywilną muszą założyć co najmniej dwie osoby fizyczne bądź osoby prawne lub jednostki organizacyjne mające zdolność prawną.

3. JDG czy spółka z o.o. – jaka jest różnica w odpowiedzialności finansowej?

Prowadzący JDG odpowiada za zobowiązania firmy całym swoim majątkiem (nie ma tu rozdziału na majątek firmy i majątek prywatny przedsiębiorcy). W spółce z o.o. ta odpowiedzialność wspólnika ogranicza się do wysokości wkładu własnego (całości lub części kapitału). Zobowiązania spółki pokrywa się majątkiem spółki.