Umowa użyczenia lokalu na działalność gospodarczą może przydać się wielu przedsiębiorcom – zarówno prowadzącym jednoosobową działalność, jak i małym spółkom. Dzięki niej można bezpłatnie korzystać z nieruchomości, co bywa szczególnie pomocne w przypadku startujących biznesów, firm z branży e-commerce, w tym korzystających z dropshippingu. Co powinna zawierać umowa użyczenia? 

Czym jest umowa użyczenia lokalu na działalność gospodarczą?

Umowa użyczenia to porozumienie, w którym jedna strona – użyczający – zgadza się bezpłatnie udostępnić lokal drugiej stronie – biorącemu do używania – na określony lub nieokreślony czas. Jej cechą charakterystyczną jest brak wynagrodzenia dla użyczającego.

Warto wiedzieć! Umowa użyczenia jest regulowana przez art. 710-719 Kodeksu cywilnego. 

Dlaczego warto mieć umowę użyczenia na piśmie?

Zgodnie z Kodeksem cywilnym umowa może mieć formę ustną, ale pisemna umowa użyczenia lokalu na cele prowadzenia działalności to najlepsza gwarancja bezpieczeństwa dla obu stron. Z czego to wynika? 

  • Po pierwsze – w razie kontroli podatkowej lub potrzeby udokumentowania prawa do korzystania z lokalu, zapis umowy to mocny dowód. 
  • Po drugie – dobrze skonstruowana umowa określa zasady eksploatacji, odpowiedzialność za koszty i możliwe formy zakończenia współpracy. Zabezpiecza więc interesy każdej ze stron. 

Ponadto zawarcie pisemnej umowy ułatwia współpracę np. z biurem księgowym online, ponieważ dokument może mieć wpływ na sposób rozliczania kosztów eksploatacyjnych w działalności. Wystarczy go przesłać, aby księgowi dokonali stosownych rachunków. 

Elementy umowy użyczenia lokalu, które powinny się znaleźć w jej treści 

Aby umowa użyczenia lokalu na działalność gospodarczą była kompletna, powinna zawierać poniższe elementy. 

Dane stron umowy

Należy szczegółowo wskazać, kto jest użyczającym, a kto biorącym w używanie. W przypadku osób fizycznych trzeba podać imię, nazwisko, adres, PESEL i numer dowodu. Dla działalności gospodarczej – nazwę firmy i NIP. Jeśli stroną umowy jest spółka, należy podać dane rejestrowe (KRS, adres siedziby) i wskazać reprezentantów.

Opis lokalu

Zaleca się podać adres, powierzchnię oraz liczbę pomieszczeń.

Stan techniczny lokalu

Strony powinny oświadczyć, że stan techniczny lokalu jest im znany. To zabezpieczenie, które ogranicza ryzyko sporów w przyszłości.

Okres trwania umowy

Może być oznaczony (np. rok) lub nieoznaczony (na czas nieokreślony z możliwością wypowiedzenia). Warto jasno określić zasady zakończenia współpracy – np. z zachowaniem terminu lub ze skutkiem natychmiastowym w razie niewłaściwego użytkowania.

Koszty eksploatacyjne

Choć użyczenie jest nieodpłatne, biorący w używanie ponosi koszty eksploatacji – media, utrzymanie, drobne naprawy. Warto ująć to w umowie, m.in. ze względu na późniejsze rozliczenia.

Nie musisz regularnie odwiedzać stacjonarnego biura rachunkowego. Możesz skorzystać z wygodnej opcji, jaką jest księgowość online. W pełni zdalnie świadczymy usługi księgowe – zapewniając Ci wygodę, dostęp do rekomendacji prawnych i podatkowych, a także sumienne wykonywanie powierzonych nam zadań.

Zakaz udostępniania lokalu osobom trzecim

Dobrze zawrzeć klauzulę, że bez zgody użyczającego lokal nie może być przekazywany innym podmiotom. 

Podpisy stron

Dwa jednobrzmiące egzemplarze umowy powinny być podpisane przez obie strony.

Użyczenie lokalu a podatek dochodowy – co warto wiedzieć?

Zawarcie umowy użyczenia lokalu na działalność gospodarczą zazwyczaj nie powoduje obowiązku podatkowego po stronie użyczającego – nie osiąga on bowiem żadnego przychodu. Sytuacja wygląda inaczej po stronie biorącego. Jeśli biorący w używanie należy do I lub II grupy podatkowej (są w nich np. rodzice, dzieci, rodzeństwo, teściowie, kuzyni), przychód z tytułu darmowego korzystania z lokalu nie podlega opodatkowaniu. Natomiast jeśli lokal jest użyczony osobie spoza tych grup – np. konkubinie, przyjacielowi, wspólnikowi spoza rodziny – po stronie biorącego powstaje przychód z nieodpłatnych świadczeń, który trzeba wykazać w rozliczeniu podatkowym. Wartość tego przychodu ustala się jako rynkowy czynsz, który należałby się przy standardowej umowie najmu dla lokalu o podobnych cechach. Nasze biuro księgowe online informuje klientów o tym, jak prawidłowo się rozliczyć w takiej sytuacji. Prowadzimy też księgowość online, dbając o skrupulatność i rzetelność rozliczeń. 

Umowa użyczenia lokalu na cele działalności gospodarczej to praktyczne rozwiązanie, które może pomóc obniżyć koszty na starcie biznesu – pod warunkiem że będzie dobrze skonstruowana. Warto zadbać nie tylko o jej treść, ale też o prawidłowe rozliczenie podatkowe, np. w ramach księgowości online, którą się zajmujemy. 

FAQ

Czy umowa użyczenia lokalu może dotyczyć spółki?

Tak. Umowa może być zawarta zarówno z osobą fizyczną prowadzącą JDG, jak i ze spółką (np. spółką z o.o.). 

Czy umowę użyczenia trzeba zgłaszać do urzędu?

Nie ma takiego obowiązku. Dobrze jednak mieć ją w dokumentacji, np. do celów dowodowych.