Jak korzystać z księgowości online prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą?

Własna firma zapewnia niekończące się i elastyczne możliwości rozwoju. Dziś proces założenia jej najprostszej formy, jednoosobowej działalności gospodarczej, jest łatwy, szybki, nie wymaga lokaty kapitału. Mimo to jest coś, co niepokoi przyszłego przedsiębiorcę – obowiązek księgowości. Jak może go wypełniać jednoosobowa działalność gospodarcza? Księgowość online – to najprostsza odpowiedź! O niej w naszym poradniku.

Jednoosobowa działalność gospodarcza – księgowość online czy tradycyjne biuro rachunkowe?

Jednoosobowa działalność gospodarcza to podstawowa i jedna z najpopularniejszych form prowadzenia firmy – przedsiębiorca zyskuje sporą elastyczność oraz nie ma tak wielu obowiązków formalnych, jak w przypadku spółek prawa handlowego. I dlatego dla JDG przewidziano możliwość prowadzenia uproszczonej, tzw. małej księgowości, samodzielnie lub w formie usług biura rachunkowego, tradycyjnego bądź online. 

Księgowość online, przez internet, jest o tyle korzystniejsza, że wszystkie procesy w jej ramach przebiegają sprawniej i szybciej – i większość z nich jest zautomatyzowana. Nie wychodzisz z firmy czy domu, żeby przekazać do biura rachunkowego dokumenty, wszystko załatwiasz drogą elektroniczną.

W praktyce natomiast pod hasłem „księgowość online” kryją się dwa rozwiązania. Po pierwsze są to usługi prowadzenia księgowości, tyle że świadczone zdalnie, po drugie – samodzielne prowadzenie księgowości z pomocą dedykowanych, dostępnych w przestrzeni online programów. Na czym polegają?

Czym jest księgowość online dla jednoosobowej działalności gospodarczej?

W pierwszym wariancie korzystasz z usług biura rachunkowe online, np. Open Profit. I Twoje obowiązki ograniczają się do dostarczenia nam dokumentów – naturalnie zdalnie, automatycznie z poziomu systemu do wystawiania faktur, który Ci dostarczamy. Masz przydzielonego własnego księgowego – Opiekuna – który zajmuje się za Ciebie całą księgowością firmy (w zależności od jej formy), czyli np. prowadzi księgi przychodów i rozchodów, ewidencję środków trwałych czy ewidencję przebiegu pojazdu i rejestr VAT, oblicza wysokość podatków pośrednich (np. VAT, akcyza, cło), zaliczek na podatek dochodowy, składki ZUS i wysyła w Twoim imieniu deklaracje. 

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży i wydatków przejmuje zewnętrzna firma. Ty wyłącznie wykonujesz przelewy, zgodnie z dostarczonym harmonogramem. To biuro rachunkowe reprezentuje Cię we wszelkich kontaktach z urzędami i bierze odpowiedzialność za ewentualne błędy. Jeśli księgowy się pomyli, nie ponosisz z tego tytułu żadnych negatywnych konsekwencji.

Na czym polega prowadzenie samodzielnej księgowości online?

Druga forma księgowości online to samodzielna księgowość – musisz wykupić program księgowy, zwykle w postaci dostępu do platformy internetowej, aplikacji. 

Przyjmujesz na siebie wszystkie obowiązki księgowe, z tym że program Ci w tym pomaga – np. automatycznie po wybraniu formy opodatkowania i imporcie dokumentów wylicza podatki i składki ZUS czy generuje plik kontrolny JPK_V7. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą z uwzględnieniem tylko tej małej księgowości, możesz skorzystać z takiego rozwiązania, jednak wiąże się to z ryzykiem popełnienia błędu czy niedopilnowania formalności i zmieniających się przepisów. A za pomyłkę w tym przypadku odpowiesz Ty, całym swoim majątkiem.

W jakiej formie prowadzona jest mała księgowość online dla jednoosobowej działalności gospodarczej?

Istnieją dwie formy małej księgowości jednoosobowej działalności gospodarczej – są to księga przychodów i rozchodów (KPiR) oraz ryczałt ewidencjonowany. Jest jeszcze trzecia możliwość: karta podatkowa, natomiast tylko dla osób, które już z tej formy opodatkowania korzystały przed 31 grudnia 2021 roku oraz spełniają kilka innych warunków.

• Księga przychodów i rozchodów. Jest to forma księgowości dla tych firm, które wybierają formę opodatkowania na zasadach ogólnych bądź też podatek liniowy. Polega na comiesięcznej ewidencji sprzedaży (przychodu) i wydatków (rozchodu) firmy. Ponoszone wydatki stanowią koszty uzyskania przychodu i zmniejszają podstawę opodatkowania: płacisz niższy podatek. Możesz do nich zaliczyć wszystkie koszty działalności, np. zakup komputera, internet, paliwo.
• Ryczałt ewidencjonowany. Księgowość prowadzi się w formie ewidencji przychodów, od których przedsiębiorca odprowadza podatek. W zależności od typu działalności ustalone są stawki ryczałtu ewidencjonowanego od 2 do 17%. Nie jest to korzystna forma opodatkowania dla każdej działalności, ale może Ci się opłacić, jeżeli nie ponosisz wydatków związanych z prowadzeniem firmy. Trzeba jednak pamiętać o limitach przychodu dla tej formy opodatkowania.

KPiR nie jest jedynym dokumentem, który musisz prowadzić – obok księgi jest też rejestr VAT (jeśli zostajesz czynnym podatnikiem VAT), ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych czy ewidencja przebiegu pojazdu.

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może naturalnie zdecydować się także na pełną księgowość, choć do osiągnięcia określonego limitu przychodu (w 2023 r. jest to 9 654 400 PLN za 2022 r.) nie jest to obowiązkowe. Taka księgowość polega na prowadzeniu ksiąg rachunkowych, które zawierają znacznie więcej elementów niż przychody i rozchody, bo także zestawienia obrotów i sald księgi głównej i ksiąg pomocniczych, wykazy aktywów i pasywów czy sprawozdania finansowe. Daje pełny wgląd w finanse firmy. 

Jak działa księgowość online (JDG) z Open Profit?

1. Pomagamy Ci założyć jednoosobową działalność gospodarczą. Jeżeli jeszcze nie zarejestrowałeś/-aś firmy, pomożemy Ci przejść przez cały proces – łącznie z wyborem najkorzystniejszej formy opodatkowania. Weryfikujemy też potrzebę rejestracji VAT, doradzamy w kwestii ulg ZUS i pomagamy dokonać zgłoszenia firmy online, a następnie sprawdzamy poprawność wniosku.
2. Zakładasz konto w Open Profit i udzielasz nam pełnomocnictw. Gdy już zarejestrujesz firmę, podpisujemy umowę w formie subskrypcji i wysyłamy pełnomocnictwa, które uzupełniasz i dalej dostarczasz do urzędu skarbowego i ZUS-u. Zakładasz konto w Open Profit i zyskujesz dostęp do firmowego konta na platformie Dropbox, programu do fakturowania i aplikacji do powiadomień o terminach dotyczących składek ZUS i przelewów podatkowych.
3. Poznajesz swojego Opiekuna, indywidualnego księgowego. Dostajesz mail od swojego Opiekuna, w którym udziela Ci też wszystkich niezbędnych na starcie informacji. Jedna osoba zajmuje się całą księgowością Twojej firmy. I zawsze jest do Twojej dyspozycji – doradzi Ci nie tylko w kwestii księgowości, ale też w sprawie podatków czy prawnych aspektów Twojej działalności.
4. Wygodnie wystawiasz i przesyłasz faktury w programie. Dostarczamy Ci oprogramowanie COMARCH ERP XT, które umożliwia wystawianie faktur i automatyczne ich wysyłanie do naszego biura rachunkowego, a także ma wiele innych pomocnych w prowadzeniu firmy funkcjonalności. Wszelkie potrzebne dokumenty importujesz wygodnie na swoje konto na Dropbox. 
5. Otrzymujesz informację o wysokości podatków, zaliczek i składek. Mailowo lub telefonicznie dostarczamy Ci niezbędne dane o wysokości kwot podatków VAT (i innych, np. cła, akcyzy), zaliczki na podatek dochodowy oraz składek ZUS. Dzięki aplikacji otrzymujesz spersonalizowane powiadomienia o terminach przelewów. Wykonujesz przelewy – i tyle Twoich obowiązków!

Jakie ma zalety i jakie korzyści daje księgowość online?

• Gigantyczna oszczędność czasu i wygoda. Nie tracisz czasu na kontakt z księgowym, przygotowywanie i wysyłanie papierowych dokumentów oraz na samodzielną ewidencję środków trwałych, odpisy amortyzacyjne i deklaracje VAT czy wyliczanie podatków i składek. Masz od tego specjalistów. Twoja rola polega na dostarczeniu faktur i dokumentów i wykonaniu przelewów.
• Spokój i poczucie bezpieczeństwa. Nie martwisz się, że czegoś zapomnisz uwzględnić czy przegapisz jakieś zmiany prawne i w konsekwencji stracisz lub popełnisz kosztowny błąd. Całą odpowiedzialność bierze na siebie księgowy – to on odpowiada za pomyłki, reprezentuje Cię w kontaktach z urzędami oraz uczestniczy w ewentualnych kontrolach czy postępowaniach.
• Zmiany podatkowe i prawne z głowy. Przedsiębiorca ma wystarczająco dużo spraw i wyzwań na głowie – nie musi do tego znać się na prawie i śledzić zmian, które zwykle ciężko zrozumieć, a jeszcze ciężej dostosować procedury w firmie do nowego porządku. Samodzielne prowadzenie księgowości wymaga tego od Ciebie, ale powierzenie księgowości firmie – już absolutnie nie.
• Wsparcie – nie tylko w księgowości. Lata doświadczenia w prowadzeniu księgowości różnych podmiotów dają specjalistom z Open Profit gigantyczną i wielopłaszczyznową wiedzę, którą chętnie się dzielą ze swoimi Klientami. Jeśli zdecydujesz się na współpracę z taką firmą jak nasza, zyskasz kogoś więcej niż księgowego – zyskasz rzetelnego partnera, który pomoże Ci rozwijać firmę.

Nie tylko księgowość online – w czym jeszcze pomoże e-biuro rachunkowe?

Księgowość online dla jednoosobowej działalności gospodarczej może przemienić się w kompleksowe wsparcie administracyjne dla Twojej firmy – i tak nam w Open Profit powierzysz jeszcze całą obsługę kadrowo-płacową, naliczanie wynagrodzeń, prowadzenie teczek osobowych pracowników, przygotowanie umów i świadectw pracy, sporządzanie list płac i wysyłanie deklaracji PIT oraz ZUS. Twoje obowiązki w tej mierze sprowadzą się do akceptowania przelewów wynagrodzeń. Co jeszcze? Będziesz mieć do dyspozycji specjalistów od spraw podatkowych i prawnych, którzy zaopiniują podpisywane umowy, doradzą w wyborze formy zatrudnienia czy też odzyskają należności od klientów i kontrahentów. 

FAQ:

1. Na czym polega księgowość online (jednoosobowa działalność gospodarcza)?

Księgowość online polega na zdalnej współpracy z biurem rachunkowym. Wszystkie dokumenty dostarczasz wygodnie za pomocą programu czy w mailu, a od księgowego otrzymujesz informacje o wysokości podatków, zaliczek i składek. Biuro rachunkowe dostarcza deklaracje do urzędu skarbowego i ZUS-u.

2. Jakie korzyści daje księgowość online dla jednoosobowej działalności gospodarczej?

Księgowość online to połączenie komfortu i oszczędności czasu z poczuciem pełnego bezpieczeństwa. Twoje obowiązki są ograniczone do minimum (dostarczenie faktur i wykonanie przelewów), kontaktujesz się z biurem rachunkowym tylko zdalnie, ale to księgowi biorą na siebie całą odpowiedzialność oraz reprezentują Cię w kontaktach z urzędami.

3. Ile kosztuje księgowość online (JDG)?

Wiele zależy od zakresu usług i pracy (np. średnia miesięczna liczba dokumentów do zaksięgowania), natomiast księgowość online kosztuje mniej niż usługi tradycyjnego biura rachunkowego. Jest to także koszt symboliczny w porównaniu z zatrudnieniem specjalistów w firmie. Średnio za usługę płaci się od 150 do kilkuset złotych.