KSeF, тобто Національна система електронних рахунків, – це система видачі та отримання електронних рахунків-фактур, запроваджена Міністерством фінансів. Хоча KSeF можна використовувати добровільно з початку 2022 року, революція в поточному виставленні рахунків анонсована на 1 липня 2024 року, коли використання системи KSeF стане обов’язковим. Для кого ця система буде обов’язковою і коли потрібно буде виставляти лише структуровані рахунки?

Що таке KSeF?

Національна система електронних рахунків (KSeF) — це ІКТ-система, яка дозволяє видавати та отримувати структуровані рахунки-фактури, Тобто електронні рахунки-фактури мають структурований формат XML замість стандартного PDF. Іншими словами, структурований рахунок-фактура – це електронний рахунок-фактура, виданий KSeF – такий документ має індивідуальний ідентифікаційний номер, присвоєний системою. Національний реєстр рахунків-фактур гарантує автентичність походження кожного електронного рахунка-фактури, а також читабельність і цілісність його вмісту. Система використовується для електронного виставлення рахунків-фактур для всіх транзакцій, за які вже виставлялися рахунки, і в кінцевому підсумку це єдина прийнятна форма виставлення рахунків-фактур електронні рахунки-фактури. Відколи це обов'язково? Чи виставлятиме KSeF рахунки?

Національна система електронних рахунків – відколи?

У першу чергу Мінфін запропонував підприємцям добровільне використання KSeF – з 1 січня 2022 року по 30 червня 2024 року. 16 червня 2023 року Президент підписав Закон про внесення змін до Закону про податок на товари і послуги та деяких інших законів. В силу Закон KSeF буде обов'язковим з 1 липня 2024 року для активних платників податку на додану вартість та з 1 січня 2025 року для платників податку, звільнених від оподаткування ПДВ у частині виписування рахунків-фактур за суб’єктом та об’єктом. До того як Рахунки KSeF є лише однією з прийнятних форм документування продажів - поряд з паперовими та електронними рахунками-фактурами (PDF). 

KSeF – для кого це буде обов’язковим? Кого це не стосується?

Обов'язковий KSeF включатиме види діяльності, які раніше вимагали документацію з рахунком-фактурою, виставленим відповідно до Закону про ПДВ. Це стосується всієї діяльності, що підлягає оподаткуванню ПДВ у Польщі, включаючи внутрішні постачання товарів, надання послуг державним органам та операції між суб’єктами господарювання (B2B). 

Національна система електронних рахунків НЕ БУДЕ обов’язковою для:

  • платники податків, які не мають юридичної адреси або постійного місця діяльності в Польщі,
  • платники податку, які не мають зареєстрованого офісу в Польщі, але мають постійне місце діяльності в Польщі, яке, однак, не пов’язане з постачанням товарів чи наданням послуг за рахунком-фактурою,
  • платники податків, які використовують спеціальні процедури,
  • рахунки-фактури, виставлені покупцю товарів або послуг, який є фізичною особою, яка не веде бізнес (B2C),
  • належним чином задокументовані поставки товарів або послуг, для яких немає зобов'язань видавати Рахунки KSeF згідно з розпорядженням Міністра фінансів.

Як виставляти рахунки KSeF?

Електронні рахунки KSeF можна буде оформити за допомогою безкоштовних інструментів Мінфіну або за допомогою комерційних програм, інтегрованих з KSeF. Міністерство фінансів уже оприлюднило його безкоштовно Заява платника податків KSeF, що дозволяє розміщувати, отримувати та переглядати структуровані рахунки-фактури, а також керування дозволами, попередній перегляд Рахунки KSeF без необхідності авторизуватися та перевіряти статус обробки електронного рахунка та завантажувати UPO (офіційне підтвердження отримання).

Кожен електронний рахунок-фактура виданий у КСеФ зберігається в системі для 10 років, рахуючи з кінця року, в якому його було видано. Після закінчення десятиліття платник податків зобов’язаний зберігати рахунки-фактури за межами KSeF до закінчення терміну давності податкового зобов’язання.

Податкові та бізнес переваги від впровадження KSeF

Які переваги використання Національної системи електронних рахунків? Ось декілька з них:

  • платники податків, які використовують KSeF, які подають заявку на відшкодування ПДВ, отримають його в коротші терміни (40 замість 60 днів),
  • платникам податків не доведеться виставляти дублікати рахунків-фактур, оскільки е-рахунок неможливо втратити,
  • виправлення рахунків-фактур у KSeF буде швидшим і легшим,
  • платникам податків, які використовують KSeF, не потрібно буде надсилати JPK_FA на запит податкових органів,
  • покупці впевнені, що структурований рахунок-фактура був виставлений уповноваженою особою, а емітент знає, що одержувач отримав електронний рахунок-фактуру,
  • запровадження єдиного стандарту e-Invoice покликане покращити ділові операції та позитивно вплинути на швидкість обміну даними в контактах між контрагентами,
  • Структуровані рахунки-фактури призначені для автоматизації облікових процесів за рахунок зменшення помилок при введенні даних вручну та усунення необхідності сканування та копіювання рахунків-фактур.

Рахунки KSeF – самостійно чи з бухгалтерією?

Кожен платник податків отримує повні права в Національній системі електронних рахунків. Це означає, що він може самостійно виставляти рахунки та призначати організації, які ведуть бухгалтерський облік від його імені.

Якщо платник податків користується послугами бухгалтерії, існує декілька моделей співпраці:

  • платник податків не надає доступ до KSeF бухгалтерії – хоча він виставляє обов’язкові структуровані рахунки-фактури, він не надає доступу до офісу та продовжує надавати йому паперові або PDF-рахунки-фактури,
  • платник податків надає бухгалтерії доступ до KSeF як суб’єкта господарювання – просте використання інтеграції з KSeF, але може вимагати більшої участі в управлінні доступом,
  • платник податків надає доступ до КСЕФ власнику бухгалтерії як фізичній особі – цей метод забезпечує більший контроль над доступом до системи KSeF, знижує ризик витоку даних та полегшує ідентифікацію осіб, винних у помилках,
  • платник податків надає доступ до KSeF обраному працівнику бухгалтерії – такий спосіб полегшує співпрацю з бухгалтерією, якщо за платником податків постійно закріплений один опікун.

Відкрити прибуток - це пропозиція бухгалтерії онлайн бухгалтерські послуги. Кожному клієнту ми призначаємо індивідуального менеджера по роботі з клієнтами, який веде бухгалтерію компанії протягом усього періоду співпраці та надає послуги Консультаційні послуги. Ми не пропонуємо бухгалтерську програму, тому співпраця з нами не вимагає інтеграції з KSeF. Доставка документів і контакти відбуваються в електронному вигляді, і платники податків, які використовують KSeF, можуть надати доступ своїм опікунам, таким чином полегшуючи управління документацією компанії. Хочете дізнатися більше про KSeF? зв'яжіться з нами та отримайте підтримку бухгалтерів онлайн!

FAQ

Коли припиняться паперові рахунки?

Коли зобов'язання видачі набирає чинності Рахунки KSeF (01.07.2024 р. або 01.01.2025 р.) паперова форма рахунку-фактури стане непотрібною. Однак це не означає, що паперові рахунки-фактури повністю зникнуть, хоча з часом їх ставатиме все менше. У зв’язку з тим, що KSeF не буде обов’язковим для всіх, в обігу залишаться такі предмети: споживчі рахунки-фактури (B2C), квитки, що служать рахунками-фактурами (наприклад, квитанції про платні автомагістралі) або рахунки-фактури, видані в рамках OSS та IOSS.

Кому доведеться використовувати KSeF?

Коли справа доходить до, KSeF для кого буде обов'язковим, електронні рахунки-фактури Оформляти їх повинні будуть підприємці, діяльність яких є об’єктом оподаткування ПДВ, зокрема внутрішні постачання товарів, B2B-операції чи надання послуг органам державної влади. Проте деякі платники податків будуть звільнені від обов’язку видавати електронні рахунки-фактури.

Чи набуде чинності KSeF?

Так. KSeF буде обов'язковий з 1 липня 2024 року для активних платників податку на додану вартість та з 1 січня 2025 року для платників податку, які користуються суб’єктивною пільгою та здійснюють діяльність, виключно звільнену від оподаткування ПДВ за своїм предметом.

Коли набувають чинності електронні рахунки?

З національний реєстр рахунків-фактур можна використовувати добровільно з 1 січня 2022 року, але обов'язковий KSeF набуде чинності з 1 липня 2024 року для платників податку на додану вартість та з 1 січня 2025 року для платників податку, які суб’єктивно та об’єктивно звільнені від оподаткування ПДВ.