Помилки в розрахунках можуть статися з кожним. Однак вони не повинні означати проблеми - їх просто потрібно відповідним чином виправити. Проте в юридичному обігу є два документи, які легко сплутати між собою. Це примітки та коригуючі рахунки. Коригуюча записка та коригуюча накладна - яка різниця? Коли виправна записка, а коли рахунок? Хто може їх видавати і в яких випадках? Ми пояснюємо!

Виправляюча записка і виправляюча накладна - відмінності не тільки в номенклатурі!

Коригувальна записка та коригуючий рахунок-фактура є двома інструментами для виправлення помилок у рахунках-фактурах. Абсолютно неправильно використовувати ці терміни як взаємозамінні, і це часто спричиняє численні непорозуміння та, як наслідок, проблеми з бухгалтерським обліком.

  • Примітка виправлення лише помилок в описі рахунку-фактури, наприклад, помилка в податковому ідентифікаційному номері, адресі чи даті продажу, і його може виставити покупець рахунку-фактури. Отже, ви отримуєте рахунок-фактуру і помічаєте, що емітент помилився з назвою вашої компанії, вказав неправильний номер NIP, зробив помилку в адресі, вказав неправильну дату продажу, отримання, дату платежу або реєстраційний номер автомобіля (у випадку закупівлі палива) - Ви можете самостійно скласти коригуючий лист (або попросити його у бухгалтера) і надати його продавцю.
  • Виправити помилки в елементах рахунку-фактури, як-от ціна та ставка ПДВ, можна виправити лише шляхом виправлення рахунку-фактури. І єдиною особою, уповноваженою його видавати, є продавець, а не покупець. Звичайно, за допомогою коригувального рахунку-фактури також усуваються формальні помилки (NIP або адреса). Рахунок-фактура, що виправляється, просто додається до оригіналу - і може замінити примітку, що виправляє. Це не стосується примітки про виправлення: вона не може замінити виправлення рахунка-фактури, якщо помилки стосуються позицій документа.

Рахунок-фактура, що виправляє позиції вихідного рахунку-фактури, публікується в записах, а рахунок-фактура, що виправляє формальні дані, не публікується, як і службова записка.

Коригувальна накладна та коригувальна записка - що мають містити обидва документи?

Правила видачі обох цих документів досить жорстко регулюються Законом про податок на товари та послуги. У ст.106к розд. 3 законодавчого документа вказує формальний вимоги до коригувальних записок, які повинні містити:

  • позначення "КОРИГУЮЧА ЗАПИСКА", 
  • порядковий номер і дата випуску,
  • імена та прізвища або назви емітента векселя та емітента рахунка-фактури або коригувального рахунку-фактури, а також їхні номери NIP та адреси,
  • усі дані, які містяться у виправленому рахунку-фактурі, тобто номер, сторони операції, дата виписки, назви, кількість товарів або послуг, яких він стосується,
  • цитування змісту недостовірної інформації та змісту після виправлення.

Виставлення коригувального рахунку-фактури регулюється попередньою статтею (106j) вищезазначеного акту. Через (зазвичай) необхідне розміщення коригувального рахунку-фактури таких формальних приміщень трохи більше. Коригуюча накладна повинна містити:

  • дата випуску,
  • номер рахунку-фактури в межах використаної серії нумерації,
  • номер, що ідентифікує рахунок-фактуру, до якого відноситься рахунок-фактура, що коригується, у Національній системі електронних рахунків-фактур, оскільки рахунок-фактура, що коригується, є структурованим рахунком-фактурою,
  • імена та прізвища або імена та адреси покупця та продавця,
  • номер, за яким платник податків ідентифікується для цілей оподаткування (зазвичай номер NIP),
  • номер, за яким покупець товарів або послуг ідентифікується для цілей оподаткування або податку на додану вартість, під яким він отримав товари або послуги,
  • дані, що містяться в рахунку-фактурі, до якого відноситься виправлення, включаючи назву (тип) товарів або послуг, на які поширюється виправлення,
  • Коли коригування впливає на зміну бази оподаткування або суми податку до сплати, це також відповідно сума коригування бази оподаткування або сума коригування податку через розбиті на суми для індивідуальних ставок податку та звільнених продажів,
  • якщо зміна не впливає на базу оподаткування - правильний зміст виправлених пунктів.

Накладна на коригування може також містити позначку «НАКЛАД НА КОРИГУВАННЯ» або «ВИПРАВЛЕННЯ» та зазначати причину необхідності внесення виправлення.

Коли виправляє примітку, а коли виправляє рахунок-фактуру?

Контакт примітки про виправлення достатньо, щоб виправити більшість помилок в описі рахунку-фактури, це також стосується ідентифікаційного податкового номера покупця. Отже, якщо ви отримуєте рахунок-фактуру з помилкою у своєму NIP і, отже, у вас немає можливості врегулювати її, ви можете скористатися коригуючою приміткою - замість того, щоб просити продавця виправити рахунок-фактуру. Важливо, що закон не встановлює терміни, в які повинна бути підготовлена записка. Тож ви можете це зробити, навіть якщо з моменту виписки рахунку з помилкою пройшло багато часу.

за однак ви не можете повністю змінити сутність – для такої операції необхідна коригувальна накладна. У такій ситуації продавець уже повинен виставити коригуючий рахунок-фактуру на нуль для рахунку-фактури з неправильними даними, а потім знову підготувати рахунок-фактуру з правильними даними.

Ви вже знаєте, коли записка. А коли коригуючий рахунок? Для правильного виправлення фактури, тобто о виставляючи коригуючий рахунок-фактуру, ви повинні бути обережні, якщо в пунктах рахунку-фактури є помилки, наприклад, у ціні, ставці ПДВ, кількості, розмірах. Додаткові умови для складання коригувального рахунку-фактури включають зміну бази оподаткування або суми податку, зазначеної в рахунку-фактурі, а також повернення товару або упаковки та повного або часткового платежу або надання зменшення або знижка.

Коригуюча накладна та коригуюча накладна - як щодо прийняття документів?

Коли ви як покупець виставляєте рахунок примітку про виправлення, ви повинні надати її емітенту рахунка-фактури, який має її прийняти. Звичайно, варто зробити це традиційним способом – тобто надіслати продавцю два примірники документа та попросити один підписаний примірник повернути. Прийняття коригувального запису є обов’язковим за законом, але його спосіб не визначено, тому можна скористатися і електронним шляхом.

Прийняття документа також необхідне у випадку коригування рахунку-фактури, щоб мати можливість його провести; однак у більшості випадків вам потрібно мати документацію щодо умов коригування, яка обговорюється нижче.

Як виглядає оприбуткування коригувального рахунку?

У разі виправлення накладної, що містить розрахункову помилку та помилку, але «в плюс», тобто збільшення бази оподаткування, справа не потребує жодних додаткових формальностей – вам просто потрібно повернутися до часу, коли був включений оригінальний рахунок-фактура, або забронювати його в поточному періоді, коли коригування стосується таких нових обставин, як повернення товару. 

Інша ситуація у випадку «в мінус» виправляючої накладної, яка зменшує базу оподаткування. У зв'язку з Slim ПДВ продавець має право зарахувати коригуючу накладну «в мінус» лише за наявності документів, що підтверджують умови виправлення. Він включає, наприклад, додатки до контракту, листування та підтвердження оплати, з яких стає зрозумілим, що обидві сторони знають і приймають змінені умови угоди. Обов’язок мати таку додаткову документацію не застосовується в деяких ситуаціях (наприклад, при експорті товарів і постачанні товарів всередині Співтовариства), але це варто мати на увазі. 

Рахунок-фактура та коригувальна накладна – як у ньому знайти себе?

Підводячи підсумок, ви отримуєте рахунок-фактуру з помилкою в описі, наприклад, у номері NIP, ви можете зробити коригуючу примітку: ви повідомляєте емітента оригінального рахунку-фактури та просите затвердження. Ви не бронюєте записку, а прикладаєте її до рахунку-фактури. Ви отримуєте або виставляєте рахунок-фактуру з помилкою в позиції - подаєте заявку на виписку або готуєте коригуючий рахунок. Ви повинні подбати про підтвердження отримання та документацію, що підтверджує умови коригування (наприклад, листування з покупцем). 

Виписування приміток і коригувальних рахунків зазвичай можливо за допомогою програми виставлення рахунків. Ви продовжуєте проводку документа, повертаючись до правильного періоду або на постійній основі, залежно від причини виправлення, зробленого після виписки рахунку-фактури.

З точки зору Ваш бухгалтер допоможе вам виправити рахунки. А якщо ви займаєтеся бухгалтерією самостійно, радимо вам звернутися до Open Profit. Наші фахівці підкажуть, як правильно вирішити вашу проблему.

 

Skontaktuj się z nami!

FAQ:

  1. Чим кредит-нота відрізняється від кредит-ноти?

Коригуюча примітка – це документ, який виправляє помилки в описі рахунку-фактури, наприклад, неправильний NIP або адресу чи позначення продукту/послуги. Він не заброньований, але додається до оригіналу рахунку-фактури. Якщо в рахунку-фактурі є помилки в позиціях, пов’язаних із цінами, кількістю або ставками ПДВ, до них слід виставити виправлення, тобто коригуючий рахунок-фактуру.

  1. Коли кредит-нота, а коли кредит-нота?

Коригуюча примітка є достатнім рішенням лише у випадку помилок в описі документа, таких як неправильний номер NIP, адреса, назва організації, а також дата випуску/продажу/надання послуги та дата оплати та призначення продукту чи послуги. Інші помилки, особливо в елементах, вимагають виправлення рахунку-фактури.

  1. Примітка та коригуючий рахунок - коли потрібен рахунок?

Коригуючий рахунок-фактура необхідний, якщо в рахунку-фактурі є помилки в цінах, кількості, вимірах і одиницях або ставках ПДВ. Ви не можете замінити виправлений рахунок-фактуру приміткою також, якщо виправлення повністю змінить об’єкт, який відображається в рахунку-фактурі.