Правильне оприлюднення рахунків-фактур (а також їх виправлення) є необхідним для правильності розрахунків з податковою, але, на жаль, це не так просто, як може здатися на перший погляд. Як опублікувати рахунок-фактуру продажу та рахунок-фактуру покупки? Якої дати, в якій графі? Що робити з простроченим або виправленим рахунком? Які ризики несе самооблік – і як їх уникнути? пропонуємо!

Як я можу опублікувати рахунки-фактури з продажу та покупки?

У спрощених формах т. зв дрібна бухгалтерія, яку може вести підприємець самостійно ведеться книга доходів і витрат для тих, хто оподатковується на загальних підставах або за рівнем. та записи про доходи одноразово. Обидва ці рішення використовуються для реєстрації рахунків-фактур та інших бухгалтерських документів. Якщо ви є активним платником податку на додану вартість, ви також повинні внести документи до реєстру платників ПДВ.

Ви ведете книгу доходів і витрат, а також записи про доходи на папері або в електронному вигляді як частину системи бухгалтерського обліку. Сучасні системи бухгалтерського обліку полегшують це, оскільки автоматизують більшість процесів. Проводка рахунків відрізняється від програми - але в основному вона полягає в додаванні документів у відповідні вкладки. На практиці справа йде складніше – через те, що ми розрізняємо різні види рахунків, виникають сумніви щодо дати їх оприбуткування чи подальших розрахунків, а також фіксації окремих видів витрат. Помилка може коштувати грошей, і якщо ви запускаєте JDG, ви відповідаєте за це своїми активами.

Тому варто розглянути можливість використання онлайн-бухгалтерські послуги, наприклад, у Open Profit - ваші обов'язки будуть зводитися до доставки рахунків-фактур, а ми їх забронюємо, розрахувати суми податків, авансових платежів та внесків на соціальне страхування. Якщо ми припустимося помилки, ми відповідатимемо за це, а не ви.

 

Зв'яжіться з нами!

 

Як проводити рахунки-фактури дата продажу чи рахунок?

Як правило рахунок належить видати до 15 числа наступного місяця надання послуги або доставка товару (проте з цього правила є маса винятків, залежно від галузі чи специфіки операції). Далі датою отримання доходу від підприємницької діяльності вважається дата передачі речі, відчуження права власності чи надання послуги, але не пізніше дати виставлення рахунка або сплати належної суми. Проте рахунок-фактура на продаж також може бути виставлений до дати продажу (а у випадку деяких послуг навіть після кінцевого терміну оплати). 

На практиці дата завершення поставки товару або надання послуги вважається моментом отримання доходу - і рахунок повинен бути представлений на цю дату в записах. З іншого боку, якщо рахунок-фактуру було виставлено або суму до сплати було сплачено першим, то моментом отримання доходу є подія, яка відбулася найраніше, і рахунок-фактуру слід обліковувати на його дату.

Найпоширенішим питанням щодо дати розміщення документів є: як опублікувати рахунок-фактуру, виданий у січні, за грудень? Відповідь у грудні – ви враховуєте дати поставки товару, надання послуг чи отримання оплати – а не в січні, тобто коли виставляється рахунок.

Як опублікувати рахунок-фактуру?

рахунок-фактура продажі оприбутковуються в графі 7 КПіР вартість проданих товарів і послуг. У цій же графі показуєте квитанції про проданий товар або періодичні звіти з каси. Якщо ви також отримуєте дохід від інших економічних подій - окрім основної діяльності, ви записуєте їх у наступну, 8-у колонку - і до них входять відсотки від контрагентів за прострочену погашення, банківські відсотки або доходи від продажу основних фондів або комплектуючих обладнання за винагороду, а також субсидії та субсидії.

Як опублікувати рахунок-фактуру на покупку?

Обов’язок виставляти та обліковувати рахунки-фактури на продаж є лише частиною бухгалтерського обліку, тоді як рахунки-фактури на купівлю, тобто документування витрат, які не підлягають оподаткуванню, є окремою проблемою.

Під час ведення бізнесу ви несете різні витрати. Це ваш бухгалтер або ваша роль, якщо ви вирішите вести власний бухгалтерський облік які з них є витратами, понесеними для отримання доходу або для захисту та підтримки джерела доходу. Включення витрат, не пов’язаних з вашим бізнесом (або зі слабким зв’язком), до податкової знижки може наразити вас на податкову перевірку (це передбачає необхідність погашення податкової заборгованості, а також штрафну фіскальну відповідальність). 

Як і у випадку з рахунками-фактурами, це важливо дата оприлюднення рахунків-фактур. Для цього ви використовуєте один із двох методів

  • Метод нарахування. Ви розділяєте оподатковувані витрати на ті, що прямо та опосередковано пов’язані з діяльністю компанії. Рахунки-фактури на прямі витрати обліковуються в момент отримання відповідного доходу, а непрямі витрати – на дату виставлення рахунку-фактури на продаж, який ви отримуєте. 
  • Касовий метод. Це простіший спосіб, оскільки дата проводки рахунку-фактури A/P відповідає даті виписки. Ви не ділите витрати на прямі та непрямі. Не має значення, якого періоду вони стосуються і коли вони фактично вплинули на отримання доходу, важлива дата рахунку-фактури.

Однак, відповідно до Закону про ПДВ, податкове зобов'язання - за загальним правилом - виникає в день поставки товарів (або надання послуг) або оплати, залежно від того, що настане раніше.

Ви публікуєте рахунки-фактури в різних стовпцях, залежно від їх типу, а саме:

  • графа 10: придбання МТП, 
  • колонка 11: витрати на стороні закупівлі,
  • графа 12: посадові оклади,
  • графа 13: інші витрати, 
  • графа 16: витрати на науково-дослідну та дослідно-конструкторську діяльність.

Як забронювати рахунок-фактуру за попередній рік?

Дата оприбуткування накладної залежить від того, який метод обліку витрат використовує підприємець. Як ми згадували, в справа методи за касовою основою або в межах непрямих витрат за методом нарахування днем виникнення витрат є день виставлення рахунку, рахунок (інший бухгалтерський документ, який також є підставою для включення вартості до КПіР). Останній метод, однак, особливо застосовний на рубежі року, оскільки тоді непрямі витрати іноді потрібно розділити на періоди, до яких вони відносяться.

Якщо ви отримуєте рахунок-фактуру, яка охоплює довший період, включаючи два податкові роки, тобто включає комісію за грудень і плату за січень, ви розподіляєте їх пропорційно та бронюєте на два періоди – і це професійно називається нарахуванням.

Загублена накладна на покупку - як забронювати?

Іноді також трапляється, що ви не опублікуєте рахунок-фактуру, незважаючи на її наявність. ти можеш оплатити забутий рахунок-фактуру та відшкодувати ПДВ з нього в один із двох або трьох наступних періодів виставлення рахунків (два, якщо ви платите щокварталу, три, якщо щомісяця). Однак ви не можете здійснити розрахунок раніше ніж у період, коли ви отримуєте рахунок/митний документ. Після закінчення вищевказаних періодів розрахунків, але протягом наступних 5 років, це можливо лише у формі корекції (тобто пов’язаної з корекцією JPK_V7).

Якщо ви знайшли втрачений рахунок-фактуру після закінчення розрахункового періоду, ви можете забронювати його в наступному місяці поточного податкового року. Як правило, датою оприлюднення встановлюється перше число місяця (для наочності).

Як забронювати рахунок-фактуру на покупку в ЄС?

Кошторисна накладна на закупівлю товару у контрагента, що працює в ЄС - при транспортуванні товару з однієї країни в іншу - ви здійснюєте розрахунки як придбання товарів усередині Співтовариства (WNT). Винятком є звільнення від ПДВ, якщо вони не перевищують межу вартості цих операцій протягом року, яка становить 50 000 злотих, то вони можуть розрахуватися за такою операцією як внутрішньою. У разі участі в операціях WNT підприємець вже зобов’язаний зареєструватися платником ПДВ-ЄС. У рамках розрахунку за рахунком-фактурою з WNT зазвичай потрібно виконати кілька кроків, зокрема:

  • конвертувати вартість з рахунка-фактури в злоті за середнім курсом обміну Національного банку Польщі, встановленим в останній робочий день перед виставленням рахунка-фактури, потім забронювати документ в КПіР,
  • оподатковувати операцію відповідною національною ставкою ПДВ і зареєструвати її в реєстрі платників ПДВ.

Як опублікувати кредит-ноту покупки?

Існує два типи коригувальних накладних: «у мінус» — зменшення бази оподаткування (наприклад, після повернення товару) та «в плюс» — збільшення, яке найчастіше є результатом помилки в ціні, сумі податку або кількості продуктів. Що стосується КПіР, тобто обліку ПДФО, то тут діє одне правило.

  • Якщо причина корекції Є помилка, помилка з боку емітента, ви бронюєте коригуючий рахунок-фактуру на дату оригінального рахунку-фактури.
  • З іншого боку, якщо відбулася економічна подія вплинули на величину оподаткування, ви обліковуєте їх на дату виписки коригувального рахунку-фактури

Дещо інші правила застосовуються до ПДВ. У разі коригувального рахунку-фактури «в мінус», тобто коли значення податку за виправленням нижче, ніж за первинним рахунком-фактурою, зменшення податкової бази здійснюється за розрахунковий період, у якому було здійснено виправлення, але додатково формальністю є наявність документів, що підтверджують умови виправлення, тобто це питання має бути узгоджене між сторонами. 

Самостійне ведення бухгалтерії можна освоїти, але це нелегка справа, вимагає надійності, досконалого знання нормативних документів, самовідданості, часу та нервів. Будь-яка помилка може спричинити проблеми, за які ви відповідаєте. Вихід? Подумайте про онлайн-бухгалтерські послуги, бажано з елементами постійних юридичних послуг. Довірте ведення бухгалтерського обліку фахівцям і ви отримаєте час, спокій і безпеку.

FAQ:

  1. Чи можна виставити рахунок-фактуру до поставки товарів або послуг?

Так, рахунок-фактуру можна виставляти за 60 днів до дати поставки товару чи надання послуги, але слід мати на увазі, що в деяких ситуаціях це призводить до більш раннього податкового зобов’язання.

  1. З якої дати слід публікувати рахунки-фактури на придбання?

Це залежить від обраного методу. При касовому методі обліку витратні накладні оприбутковуються на дату здійснення витрат, дату виписки рахунку. Метод нарахування передбачає поділ витрат на прямі і непрямі. Перші визнаються на дату виникнення витрат, а прямі ви обліковуєте в момент виникнення доходу, який їм відповідає.

  1. З якої дати слід проводити рахунки-фактури?

Рахунок-фактура виставляється на дату продажу або поставки товарів чи надання послуг, на дату виставлення рахунку-фактури або на дату оплати, залежно від того, яка подія сталася раніше.