Безпека вашого бізнесу є важливою - і в цьому суть авансового платежу, який є частиною дебіторської заборгованості. Контрагент зобов'язаний сплатити заздалегідь обумовлену суму, якщо це зазначено в договорі. На основі цього платежу потім виставляється авансовий рахунок. З іншого боку, остаточний рахунок-фактура складається лише після завершення транзакції, коли вся послуга виконана або товар отримано. Як забронювати ці два документи? Читайте далі, щоб дізнатися!
Визначення авансового рахунку - що це таке? Базові знання в таблетці
Рахунки-фактури є важливим елементом операції, оскільки в них фіксується отримання частини дебіторської заборгованості від контрагента. Ці документи підлягають оподаткуванню, але тільки у сфері ПДВ. Заповнений аванс не приносить доходу, а отриманий не є витратами. Це означає, що він не включається до податкових витрат. Податкове зобов’язання виникає лише після сплати повної суми та виписки остаточного рахунку.
Рахунок на передоплату має містити інформацію, яка дозволяє ідентифікувати операцію та чітке визначення умов авансового платежу. Вони випливають із редакції Закону про ПДВ. Про які дані ми говоримо?
- Номер рахунку та дата попереднього рахунку.
- Дані про продавця та підрядника, як-от ім'я, адреса, ідентифікаційний номер (NIP).
- Опис товарів або послуг, до яких відноситься початковий внесок.
- Грошова оцінка початкового внеску, сплаченого контрагентом.
- Термін передоплати.
- Інформація про баланс.
- Платіжні реквізити.
- Вартість і ставка податку.
Авансовий рахунок - коли і як його потрібно виставляти?
Отримання частини дебіторської заборгованості у вигляді авансу призводить до виникнення податкового зобов’язання з ПДВ. Якщо цю суму сплачує суб’єкт господарювання, платник податків зобов’язаний це зробити авансовий рахунок виставлено до 15 числа наступного місяця після отримання авансового платежу. Це є підтвердженням його отримання. Інакше у випадку, коли аванс вносить фізична особа без зареєстрованої підприємницької діяльності – тоді авансовий рахунок може бути оброблений лише на вимогу цієї особи.
Види авансових рахунків - як оформити кожен з них?
Відповідно до з контексту операції ми можемо виділити авансовий рахунок-фактуру купівлі та продажу. Перший - це документ, який підприємець отримує від свого контрагента перед поставкою товару або наданням послуги. Останній, навпаки, видається компанією на ділового партнера. Ці види рахунків-фактур зазвичай обліковується як дохід майбутніх періодів, оскільки через те, що замовлення ще не виконано, вони не приносять доходу.
Як опублікувати авансовий рахунок на покупку?
- Введіть дебетовий запис на рахунок постачальника – збільшити зобов’язання перед постачальником (наприклад, рахунок «Постачальники») на суму авансу. Це означає, що підприємство має передоплату постачальнику.
- Налаштуйте рахунок авансу покупки або рахунок активів – створіть кредитний запис на рахунку авансу на придбання (наприклад, рахунок «Аванси на придбання») або на рахунку відповідного активу (наприклад, рахунок «Короткострокові активи - аванси») на ту саму суму. Це відображає авансовий платіж і право компанії на отримання поставки товарів або послуг.
- Скопіюйте інформацію про рахунок-фактуру – внести в рахунок-фактуру номер рахунка-фактури, дату його виписки, реквізити постачальника, опис замовленого товару чи послуги та суму передоплати.
- Опублікувати ПДВ.
- Зареєструватися в головній книзі – зробити в головній книзі журнальний запис із відображенням операції з авансу на відповідних рахунках.
Як опублікувати рахунок-фактуру на продаж у книгах?
- Введіть дебетовий запис в обліковому записі клієнта – збільшити дебіторську заборгованість (наприклад, рахунок «Клієнти») на суму авансу. Це означає, що підрядник винен компанії суму авансу.
- Налаштуйте авансовий рахунок або рахунок зобов’язань – створіть кредитний запис на рахунку авансів (наприклад, рахунок «Аванси від клієнтів») або відповідний рахунок зобов’язань (наприклад, рахунок «Фінансові зобов’язання — рахунок авансів») на ту саму суму. Це відображає отримання передоплати та зобов'язання компанії доставити товари чи послуги.
- Скопіюйте інформацію про рахунок-фактуру – внести в авансовий рахунок номер документа, дату виписки, реквізити клієнта, опис замовленого товару чи послуги та суму передоплати.
- Опублікувати ПДВ.
- Зареєструватися в головній книзі – зробити журнальний запис у головній книзі з відображенням операції з авансу на відповідних рахунках.
Вихід контрагента - що робити в такій ситуації?
Буває, що суб’єкт, сплативши аванс, звільняється, щоб послуга чи продаж не відбулися. За таких обставин необхідно скласти коригувальну накладну, яка призначена для зняття з реєстрації ПДВ попередньо введену суму. Це дуже важливо, тому що коли підприємець приймає передоплату, вона одразу включається до ПДВ-обліку. Такий документ також має бути належним чином оприбуткований у бухгалтерських книгах. Це відбувається в період отримання документів, що підтверджують узгодження з контрагентом умов видачі коригування.
Як забронювати авансовий рахунок в КПіР?
Оформлення авансового рахунку не вноситься до КПіР ні під час оплати, ні при її видачі. Основою для кваліфікації вартості, включаючи сплачену за неї передоплату, буде остаточний рахунок-фактура. Авансовий рахунок не є витратами в ПДФО, але дає право на відрахування ПДВ вже під час отримання – тому цей документ потрібен платникам податків. Виняток, однак, становить ситуація, коли вся сума до сплати повертається за допомогою авансового рахунку. Тоді витрати, підтверджені лише цими накладними, можуть бути включені до КПіР, оскільки вони мають характер кінцевих витрат.
Як забронювати остаточний рахунок? Що це таке і яке відношення до авансового рахунку?
Остаточний рахунок є підстава для включення авансового внеску до кінцевих витрат доходів. Це означає що необхідно забронювати в КПіР на повну суму нетто замовлення. Цей рахунок повинен бути зроблений, коли підрядник здійснює повну оплату замовлених товарів або послуг. Проте чи завжди підприємець зобов’язаний виставляти остаточний рахунок? Ну ні. Якщо авансовий рахунок виставлено на повну вартість суми, що підлягає сплаті за послугу або товар, продавець не зобов’язаний складати остаточний рахунок.
Варто знати, що якщо має місце доставка товару або надання послуги в той самий розрахунковий період, Виконавець не зобов'язаний виставляти окремо авансовий та розрахунковий рахунок (фінальний). Він може виставити один вексель, у якому оподатковуватиме всю операцію — разом із отриманим передоплатою.
Як опублікувати авансовий та остаточний рахунок? – короткий зміст
Процедури обліку документів, які тут обговорюються, можуть бути складними та часто вимагають досвіду – деякі випадки необхідно розглядати окремо з точки зору попередніх і подібних інцидентів. Тому варто скористатися думкою та допомогою експертів, які спеціалізуються на широкому розумінні бухгалтерського обліку. Така професійна команда є частиною дистанційної бухгалтерії Open Profit. У нас Ви отримаєте комплексну консультацію та бухгалтерське обслуговування. Вам більше не доведеться ламати голову, як оформити авансовий рахунок в бухгалтерських книгах - ми зробимо це за Вас! Більше того, ми працюємо повністю онлайн, завдяки чому ви можете завершити всі формальності, не виходячи з дому – ми цінуємо ваш час, адже знаємо, що для зайнятих підприємців він на вагу золота.
FAQ:
- Коли зазвичай виставляються авансові рахунки?
Як правило, авансові рахунки-фактури використовуються для операцій значної вартості для залучення частини коштів. Така дебіторська заборгованість допомагає трейдеру завершити остаточну операцію.
- Чи завжди підприємство має виставляти остаточний рахунок?
Не обов'язково. Бувають випадки, коли підготовка даного виду документа є непотрібною. Однак все залежить від ситуації та її контексту.
- Як опублікувати авансовий рахунок?
Авансова накладна стосується авансових платежів за придбання товарів або послуг. Він оформляється так само, як і звичайний авансовий рахунок-фактура, але в цьому випадку варто звернутися за допомогою до спеціаліста, оскільки введення цього документа в систему відбувається дещо іншим шляхом.
