Негативний рахунок-виправлення (від покупця чи продавця) — поширене явище в бухгалтерському обліку, але воно все одно викликає певні сумніви та заниження. Багатьох підприємців цікавить, що робити, якщо в накладній виявилася розбіжність і чи можна виставляти виправні накладні. Іноді буває, що була допущена помилка, яка призвела до завищення залишку на рахунку. У цьому випадку може знадобитися внесення коригувань для виправлення бухгалтерського сальдо. Що таке мінус-фактура? Як негативна корекція виглядає на практиці?

Мінус поправки – що це?

Термін «мінусове коригування» стосується виправлення, зробленого в бухгалтерському обліку, яке зменшує сальдо рахунку на певну суму. «У мінус» означає віднімання, зменшення або зменшення вартості рахунку або суми в бухгалтерських книгах.

Негативні коригування є важливою частиною точного бухгалтерського обліку, оскільки вони дозволяють точно відобразити зміни у фінансах компанії чи організації. Вони необхідні для ведення точних і достовірних бухгалтерських даних, а також для виконання податкових і нормативних вимог.

Мінус-фактура

Корекція продажів в мінус – коли видавати?

Оформлення рахунку-фактури з негативним виправленням необхідно в кількох ситуаціях. Найчастіше це відбувається при зменшенні бази оподаткування, наприклад в результаті надання знижки після виставлення оригіналу рахунку. Інший випадок, коли клієнт повертає товар, що призводить до необхідності коригування продажів. Варто пам'ятати, що коригувальний рахунок-фактура має бути виставлений одразу після виявлення помилки в оригінальному рахунку-фактурі.

Але виставляти мінус-фактуру необхідно лише тоді, коли цей документ уже надійшов у господарський обіг. Якщо рахунок-фактура була виписана неправильно, але продавець помітив це перед тим, як доставити рахунок-фактуру одержувачу та опублікувати, просто знищіть його та заповніть нову форму. Для утилізації такої некоректної накладної найкраще використовувати шредер, щоб особисті дані покупця не потрапили в чужі руки.

Як правильно виставляти коригуючі рахунки?

Процес оформлення рахунку-фактури негативного коригування не є складним, але вимагає суворого дотримання певних правил. Основним кроком є визначення причини виправлення, які повинні бути чітко визначені та описані в документі. Як ми зазначали, це може бути, наприклад, помилка в ціні, кількості товару чи послуги або повернення товару клієнтом. Будь ласка, зверніть увагу, що ця причина повинна бути узгоджена з покупцем, і продавець повинен мати доказ того, що покупець знає та приймає умови коригувального рахунку-фактури. Потім вам потрібно виправити дані в оригінальному рахунку-фактурі, наприклад вартість нетто, ПДВ або валову вартість - залежно від зазначеної причини.

Варто зазначити, що відповідно до обґрунтування положень Закону про ПДВ SLIM підтвердженням того, що покупець знає та погоджується з новими ціновими умовами, що міститься у змісті коригуючих рахунків-фактур, може бути:

  • комерційні документи,
  • листування електронною поштою або текстовими повідомленнями (або інше електронне листування),
  • підтвердження оплати.

Підтвердження отримання коригувального рахунку-фактури не потрібне лише в деяких випадках, наприклад, експорт товарів або продаж електроенергії.

Хто має право виставити рахунок-фактуру з негативним виправленням?

Відповідно до положень податкового законодавства, рахунок-фактура мінус-коригування Лише суб’єкт, який спочатку здійснив продаж, має право розміщувати його. Це пов’язано з необхідністю виправити ПДВ, нарахований на первісну операцію. Якщо продавець помічає помилку у виставленому рахунку, він зобов'язаний виставити рахунок-фактуру для виправлення. У разі виправлення продажів у мінус, коригуючий рахунок-фактура має містити нижчу вартість, ніж оригінальний рахунок-фактура. Організація, яка виставляє коригуючий рахунок-фактуру, повинна не забути надати його копію покупцеві та зберігати її у своїй документації протягом 5 років.

Як виглядає рахунок-фактура негативного коригування від продавця?

Рішення виставити негативний рахунок-фактуру може мати різні наслідки для продавця. Перш за все, це може вплинути на його податкові розрахунки. Якщо вартість продажу скоригована в бік зменшення, продавець повинен повернути надміру сплачений ПДВ. Це означає, що сума вхідного податку буде зменшена.

Однак коригування вхідного податку залежить від:

  • узгодження умов корекції з покупцем товару,
  • виконання попередньо узгоджених умов,
  • наявність документів, що підтверджують згоду з цими умовами.

Однак варто зазначити, що ця документація повинна чітко показувати, що ці домовленості були дотримані на момент, коли платник податків виправляє податок до сплати. Для влади це є підтвердженням того, що підстави для зменшення бази оподаткування відповідають реальній ситуації.

Поправка в мінус

Як виглядає мінусове коригування з боку покупця?

Виписка негативного коригувального рахунку безпосередньо впливає на ситуацію покупця. Це зменшує вартість його зобов'язань за покупку, що на практиці означає, що він повинен платити менше за отримані товари чи послуги.

У контексті податкових розрахунків мінусове коригування покупця також має податкові наслідки. При отриманні накладної-коригування база оподаткування зменшується або податку до сплати, що зменшує суму вхідного податку. Покупець має право на повернення частини раніше сплаченого податку.

Підводячи підсумок, можна сказати, що наслідки виписки негативного рахунку-фактури для покупця:

  • зменшення вартості зобов'язань – виставлений коригуючий рахунок-фактура означає, що покупець повинен заплатити менше за отримані товари чи послуги;
  • зменшення податкової бази – покупець має право на повернення частини раніше сплаченого податку.

У рахунку-фактурі з мінусом виправлення від покупця - що робити, якщо покупець знайде помилку?

Бувають ситуації, коли покупець товару чи послуги виявляє помилку в рахунку-фактурі. Тоді що? Він може видати примітку про виправлення. Однак слід пам’ятати, що для виправлення бази оподаткування необхідна накладна на коригування, виставлена продавцем, оскільки примітка, виписана покупцем, може стосуватися насамперед формальних помилок, таких як неправильне ім’я чи адреса. Записку необхідно створити у двох примірниках і один з них передати продавцю, який повинен підтвердити отримання. Це можна зробити за допомогою підпису або зворотного зв’язку, наприклад, через текстове повідомлення.

Чи впливає рахунок-фактура з негативним виправленням на ПДВ?

При виставленні накладної з негативним коригуванням також виправляється ПДВ. Зменшення вартості продажу означає, що початково нарахований ПДВ став занадто високим. Тому платник податку має право її зменшити. Однак є виняток. У зв’язку з тим, що нормативно-правові акти не вказують точну дату, протягом якої має бути виставлений такий рахунок, передбачається, що виправлення ПДВ через помилку може охоплювати лише період у 5 років. Продавець зобов’язаний зберігати рахунки-фактури протягом цього періоду часу – після закінчення цього терміну податкове зобов’язання настає позовної давності та відкоригувати податкову базу вже неможливо.

 

Зв'яжіться з нами!

FAQ:

  1. Чи обов’язкове оформлення накладної на негативне коригування?

Оформлення рахунку-фактури з негативним виправленням є обов'язковим, якщо в оригінальному рахунку-фактурі була помилка, наприклад, коли ціна товару була вказана неправильно. Це також необхідно, коли продавець вирішує повернути клієнту частину суми.

  1. Як правильно оформити мінусову накладну?

Щоб правильно оформити коригувальну накладну, слід пам'ятати кілька аспектів:

  • вказати точну причину виправлення;
  • оновити реквізити в оригінальному рахунку-фактурі;
  • своєчасно виставити рахунок-фактуру з негативним виправленням.
  1.  Хто може виставити мінус-фактуру?

Лише продавець може виставити рахунок-фактуру з негативним виправленням. Саме на підставі такого документа можна виправити неправильну суму товару або неправильно нарахований ПДВ. Покупець може надати лише виправлення, метою якого є позначення помилок, наприклад, в адресі компанії чи назві товару.