Дистанційна робота на даний момент є однією з найпопулярніших форм зайнятості. Співробітники цінують свободу виконувати свої обов’язки віддалено та економлять час, наприклад, на дорогу, а роботодавці можуть зменшити витрати на обслуговування офісу. Однак для виконання віддаленої роботи працівник повинен мати робоче місце та відповідне обладнання. Він також використовує власну електроенергію та використовує власне підключення до Інтернету. Тому роботодавці зобов’язані відшкодовувати витрати на дистанційну роботу. Як виглядає і з чого складається одноразова допомога при віддаленій роботі? На якій підставі це врегульовано? Хто має право на компенсацію за дистанційну роботу?

Віддалена робота: паушальна оплата – як це визначається нормативно-правовими актами?

У розумінні положень Кодексу законів про працю, глави II в, ст. 67 віддалена робота:

«(...) може виконуватися повністю або частково у визначеному працівником та щоразу погодженому з роботодавцем місці, у тому числі за домашньою адресою працівника, зокрема з використанням засобів прямого дистанційного зв’язку (дистанційна робота)».

Ці положення мають важливе значення для офіційних норм щодо дистанційної роботи, запроваджених 7 квітня 2023 року. Завдяки цим змінам було не лише оновлено визначення дистанційної роботи, а й визначено вимогив якому має функціонувати ця форма зайнятості. Йдеться насамперед про правила визначення одноразової виплати за дистанційну роботу та формування працівниками зобов’язань роботодавців щодо дистанційної роботи.

Допомога на віддалену роботу – що це?

Працюючи віддалено, працівник часто несе додаткові витрати, пов’язані з обладнанням робочого місця, таким як комп’ютерне обладнання, програмне забезпечення, споживання електроенергії чи Інтернету. Допомога на дистанційну роботу є формою компенсації цих витрат роботодавцем. Це додаткова сума, яка виплачується працівнику разом з винагородою за працюоднак його частота залежить від окремих домовленостей, що містяться в контракті чи положеннях. Розмір цієї допомоги різний і залежить від багатьох факторів, таких як тип виконуваної роботи, необхідне обладнання або договір між працівником і роботодавцем.

Одноразова та віддалена робота

Одноразова винагорода за віддалену роботу – з якого часу?

У контексті дистанційної роботи надзвичайно важливим елементом є питання відшкодування витрат, пов’язаних з виконанням професійних обов’язків за межами головного офісу компанії. Багато хто цікавиться, коли можна отримати одноразову допомогу за віддалену роботу. У цьому аспекті важливо розуміти, що право на одноразову винагороду за дистанційну роботу визначається конкретними положеннями трудового законодавства та трудовим договором, але не стосується питання про те, коли має діяти таке регулювання. Вирішення цього питання лежить на роботодавцях, і положення поправки в цьому випадку досить ліберальні. Тому роботодавець зобов’язаний відшкодовувати ці витрати, але тільки від нього залежить, як він це робитиме, скільки становитиме одноразова допомога і коли ці витрати будуть врегульовані.

Все залежить від конкретного трудового договору та політики компанії. В одних випадках працівник може отримати одноразову допомогу з першого дня дистанційної роботи, в інших – через певний період часу, наприклад, раз на квартал або раз на календарний рік. Тому завжди варто проконсультуватися з цього питання з роботодавцем або відділом кадрів, щоб ці домовленості були зрозумілі обом сторонам контракту.

Яка одноразова допомога при віддаленій роботі?

Вирішуючи працювати дистанційно, багато хто задається питанням відшкодування витрат, пов’язаних із цією формою зайнятості – адже дім стає офісом, що, наприклад, призводить до збільшення споживання опалення. Паушальний внесок на даний момент є одним з найпопулярніших методів регулювання витрат, пов'язаних з обладнанням та обслуговуванням робочого місця домашнього офісу. Розмір цієї одноразової виплати різний і залежить від багатьох факторів. Тож як визначити одноразову виплату за віддалену роботу?

При визначенні надбавки варто звернути увагу на кілька аспектів. Понад усе одноразова сума повинна бути адекватною фактичним витратам, понесеним працівником. При визначенні еквівалентної суми для розрахунків враховуються в тому числі документально підтверджені ринкові ціни, які визначають витрати на електроенергію. Одноразова допомога не повинна бути додатковим тягарем для роботодавця. Тому при визначенні його розміру варто враховувати інтереси як найманого працівника, так і підприємця. Зрештою, у багатьох компаніях одноразова сума коливається від кількох до десятка злотих за день роботи. Однак є підприємці, які враховують навіть амортизацію підлоги, столу чи підставки для ніг – тоді паушальні витрати можуть зрости до кількох десятків злотих на день.

Розмір одноразової допомоги при дистанційній роботі не є чітко визначеним і залежить від домовленості між роботодавцем і працівником. Однак існує обмеження, яке не дозволяє сплачувати одноразову допомогу в розмірі другого платежу - вона може становити максимум 20% злотих мінімальної заробітної плати.

Віддалена робота – компенсація витрат

Відшкодування витрат на дистанційну роботу – це питання, яке ще потребує розробки, але роботодавцям уже доводиться займатися плануванням та реалізацією цього виду допомоги. Однак питання, які найчастіше виникають, стосуються не лише того, скільки становить одноразова допомога за віддалену роботу, а й для чого вона потрібна. Як правило, правила визначення одноразової суми повинні відповідати очікуваним витратам, понесеним працівником та фактичний знос окремих елементів, що складають здатність виконувати службові обов’язки.

Найчастіше до уваги беруться:

  • норми споживання електроенергії,
  • витрати на телекомунікаційні послуги, необхідні для виконання дистанційної роботи,
  • норми споживання матеріалів та інструментів дистанційної роботи (наприклад, технічних пристроїв, якщо роботодавець не надає обладнання компанії, а працівник виконує обов’язки на особистому ноутбуці чи телефоні.

Віддалена робота та витрати на отримання доходу – 2023

Зміни в положеннях про дистанційну роботу у 2023 році мають суттєвий вплив на витрати на отримання доходу. З одного боку, дистанційна робота дозволяє економити на доїзді на роботу або необхідності підтримувати діловий гардероб, з іншого – роботодавці зобов’язані покривати частину витрат, пов’язаних з дистанційною роботою. Відповідно до рішення, виданого директором Національної податкової адміністрації, віддалені працівники можуть скористатися збільшеними витратами, які не підлягають оподаткуванню працівників. Хоча спочатку законодавець передбачив таку податкову пільгу для осіб, які, крім іншого, змушені їздити на роботу, наприклад, в інше місто, було видано рішення, згідно з яким люди, які працюють за місцем проживання, все одно можуть звітувати про збільшення витрат на отримання доходу працівника .

Віддалена робота і вартість

Як розрахувати одноразову допомогу при віддаленій роботі?

При розрахунку одноразової суми за віддалену роботу важливо розуміти, які витрати з нею пов’язані. Основа для нарахування єдиного внеску можуть бути, наприклад, витрати, пов'язані з використанням приватного обладнання, електрика, опалення або інтернет.

На практиці розрахунок одноразової суми за віддалену роботу може бути складним і потребуватиме індивідуального підходу. Варто проконсультуватися з досвідченою бухгалтерією, щоб переконатися, що все відповідає нормам. Крім того, необхідно вести відповідну документацію, оскільки підприємець не має права на власний розсуд призначати одноразову суму. У випадку з електроенергією необхідно визначити, наприклад, скільки електроенергії споживає кожен пристрій, яким користується працівник, як довго вони використовувалися та який тариф на електроенергію для окремих працівників.

Віддалена робота: еквівалент електроенергії – це дохід?

У Польщі, відповідно до податкового законодавства, еквівалент електроенергії, наданий працівнику для покриття витрат на віддалену роботу, зазвичай не вважається оподатковуваним доходом. Роботодавець надає працівнику пільгу за електроенергію за трудовим договором або іншим договором, і ці пільги звільняються від оподаткування ПДФО.

Однак слід пам’ятати кілька важливих аспектів, які визначають це звільнення. Що це за правила?

  • Ці пільги можуть надаватися лише для покриття конкретних витрат, пов’язаних із дистанційною роботою або іншими цілями працівника.
  • Ці пільги повинні надаватися на основі контракту або трудового розпорядку і призначені для всіх віддалених працівників на рівних умовах.
  • Розміри еквівалента електроенергії або інших пільг не перевищують певних лімітів, встановлених податковим законодавством.
  • Роботодавець веде відповідну бухгалтерську документацію та правильно нараховує виплати.

Переваги та недоліки віддаленої роботи – одноразово: віддалена робота

Віддалена робота приносить багато переваг як для працівників, так і для роботодавців. Люди, які працюють віддалено, часто помічають покращення балансу між роботою та особистим життям, а також задоволеність можливістю гнучкого планування часу. З іншого боку, роботодавці можуть заощадити на утриманні офісу.

Тим не менш, віддалена робота має і свої мінуси. Це може включати, наприклад, відчуття ізоляції через відсутність прямого контакту з командою. Однак рішенням цих проблем є відповідний управлінський підхід. У випадку з підприємцями недоліком віддаленої роботи можуть бути проблеми зі спілкуванням і страх за те, чи справді працівники виконують свої обов’язки. Однак і в цьому випадку є інструменти, які дозволяють контролювати роботу співробітників і підтримувати відповідні результати. 

Для деяких людей необхідність сплачувати еквівалент або одноразову суму за віддалену роботу може здатися недоліком, але це рішення набагато дешевше, ніж утримання офісу, а завдяки Open Profit розрахунок цих переваг відбувається швидко та без проблем. - безкоштовно.

FAQ:

  1. Чи передбачає дистанційна робота відшкодування витрат працівника на цю форму роботи?

Так, дистанційне працевлаштування передбачає додаткові зобов’язання для роботодавця. Одним із них є відшкодування витрат, понесених працівником, наприклад, за користування електроенергією чи Інтернетом.

  1. Як розрахувати одноразову допомогу при віддаленій роботі?

При розрахунку одноразової допомоги за дистанційну роботу необхідно враховувати реальні витрати, які несе працівник при виконанні своїх обов’язків вдома. Це такі аспекти, як розмір тарифу на електроенергію або дані про те, скільки енергії споживає обладнання працівника.

  1. Коли нараховувати одноразову допомогу при дистанційній роботі?

У цьому випадку багато залежить від договору та політики компанії. На деяких підприємствах одноразово нараховують з першого дня, а на деяких лише через місяць, коли можна визначити споживання електроенергії.